POS คืออะไร ธุรกิจของเราจำเป็นต้องมีหรือไม่?

POS คืออะไร ธุรกิจของเราจำเป็นต้องมีหรือไม่?

POS คืออะไร?

     POS หรือ Point of Sale คือ ระบบที่เข้ามาช่วยจัดการกระบวนการขายหน้าร้านทั้งหมดให้เชื่อมโยงกันตั้งแต่ต้นจนจบ เปลี่ยนขั้นตอนที่เคยซับซ้อนและต้องทำด้วยมือ ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่ครบวงจรและแม่นยำมากขึ้น ระบบ POS จะช่วยเปลี่ยนข้อมูลที่เคยกระจัดกระจายให้มารวมอยู่ที่ศูนย์กลาง ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถเชื่อมต่อข้อมูลทุกจุดไว้ในที่เดียว และติดตามยอดขายได้แบบเรียลไทม์ ดูรายงานย้อนหลัง หรือจัดการสต็อกสินค้าได้ง่าย ๆ ผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ซึ่งช่วยให้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างเฉียบคมจากข้อมูลจริง และสะดวกกว่าการทำงานแบบเดิมหลายเท่า

POS ทำอะไรได้บ้าง?

• รับออเดอร์ 
  
• เปิดบิล 
  
• คิดเงิน
  
• ตัดสต็อก 
  
• ออกใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี
  
• ดูรายงานยอดขาย 
  
• บริหารสต็อกสินค้า
  
• เชื่อมต่อระบบบัญชีอัตโนมัติ
  

ข้อดีของ POS และบทบาทสำคัญในการทำธุรกิจ

1. เพิ่มความรวดเร็วและความแม่นยำในการขาย

     หัวใจสำคัญของงานหน้าร้านคือความรวดเร็วในการบริการ ระบบ POS จึงเข้ามาตอบโจทย์โดยตรงด้วยการคิดเงินและคำนวณยอดรวมแบบอัตโนมัติ ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่มาจากการคิดเลขหรือทอนเงินผิดพลาดของพนักงานได้อย่างสิ้นเชิง ส่งผลให้กระบวนการชำระเงินราบรื่นและรวดเร็วยิ่งขึ้น สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการรับออเดอร์โดยรวม

2. จัดการสต็อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์

     การบริหารสต็อกสินค้าจะกลายเป็นเรื่องง่ายเมื่อมีระบบ POS เพราะทุกครั้งที่มีการขายเกิดขึ้น ระบบจะทำการตัดสต็อกสินค้านั้น ๆ ออกจากคลังโดยอัตโนมัติ ทำให้เจ้าของร้านสามารถเห็นจำนวนสินค้าคงเหลือที่แท้จริงได้ทันทีแบบเรียลไทม์ ช่วยลดปัญหาสินค้าขาดสต็อกจนเสียโอกาสในการขาย หรือปัญหาสต็อกจมจากการสั่งสินค้าที่ไม่จำเป็นมาเก็บไว้มากเกินไป ทำให้การวางแผนสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้ามีความแม่นยำสูงสุด

3. รองรับการขายหลายช่องทางทั้งหน้าร้านและเดลิเวอรี่

     ในยุคที่การค้าไม่ได้จำกัดอยู่แค่หน้าร้าน ระบบ POS ที่ดีจะเข้ามาช่วยจัดการออเดอร์จากทุกช่องทางได้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการขายที่หน้าร้านโดยตรง, ออเดอร์จากแอปพลิเคชันเดลิเวอรี, หรือการขายผ่านช่องทางออนไลน์อื่น ๆ เช่น Shopee, Lazada หรือ TikTok Shop ข้อมูลทั้งหมดจะถูกซิงค์เข้าสู่ระบบกลาง ทำให้การจัดการสต็อกและยอดขายไม่ตกหล่นแม้จะมีออเดอร์เข้ามาจากหลายทางพร้อมกันก็ตาม

4. ควบคุมและตรวจสอบการทำรายการย้อนหลังได้

     การมีระบบ POS จะช่วยลดความกังวลใจของเจ้าของร้านในเรื่องการจัดการพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะระบบจะช่วยสร้างมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน การคิดราคาสินค้าจะเป็นไปตามที่ตั้งไว้ในระบบเสมอ ลดปัญหาการกดราคาผิดพลาด การคำนวณเงินทอนที่แม่นยำยังช่วยลดข้อโต้แย้งกับลูกค้า นอกจากนี้ เจ้าของร้านยังสามารถตรวจสอบประวัติการทำรายการย้อนหลังของพนักงานแต่ละคนได้ เพื่อเพิ่มความโปร่งใสและป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นได้

5. เก็บข้อมูลยอดขายและรายงานได้ครบถ้วน

     ระบบ POS ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเงิน แต่เปรียบเสมือนศูนย์รวมข้อมูลที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้อย่างเฉียบคม ระบบสามารถสรุปรายงานยอดขายได้ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ทำให้เห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เช่น รายการสินค้าขายดีเพื่อวางแผนโปรโมชัน หรือดูประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีค่าอย่างยิ่งต่อการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจ

ระบบ POS ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

     ระบบ POS จะประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก ๆ คือ Software และ Hardware ซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อให้ร้านค้าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

โปรแกรม POS (Software)

     โปรแกรม POS คือ ซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่จัดการข้อมูลหน้าร้าน  เช่น

• เมนูสินค้า / ราคาสินค้า
  
• บันทึกยอดขายแบบเรียลไทม์
  
• ระบบจัดการโต๊ะสำหรับร้านอาหาร
  
• ส่วนลด / โปรโมชัน
  
• ออกใบกำกับภาษี / E-Tax
  
• บริหารสต็อกสินค้า
  
• ระบบสมาชิก / CRM
  
• รายงานยอดขาย

     โปรแกรม POS ยุคใหม่ ส่วนใหญ่จะเป็น Mobile/Tablet POS ที่ดูข้อมูลได้ทุกที่ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต และทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้ด้วย

เครื่อง POS (Hardware)

     เครื่อง POS คือ อุปกรณ์หน้าร้านที่ใช้งานร่วมกับโปรแกรม เช่น

• เครื่อง POS หน้าจอสัมผัส
  
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Thermal Printer)
  
• เครื่องอ่านบาร์โค้ด (Barcode Scanner)
  
• ลิ้นชักเก็บเงิน
  
• Tablet / iPad  
  
• มือถือ (สำหรับ Mobile POS)
  

     ซึ่งในปัจจุบันก็มี POS Hardware สำหรับร้านอาหารโดยเฉพาะ เช่น Wongnai POS ที่รวบรวมอุปกรณ์ที่จำเป็นไว้ครบชุด ทั้งหน้าจอสัมผัสและเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ พร้อมระบบการเชื่อมต่อ LINEMAN ได้ในเครื่องเดียว ช่วยสร้างรายได้รวดเร็วกว่าเดิม ตอบโจทย์ร้านยุคใหม่ที่ต้องการความคล่องตัวสูงสุด

POS แบบไหนที่เหมาะกับเราที่สุด?

     POS มีหลากหลายประเภทให้เลือกใช้ตามลักษณะร้านค้าและงบประมาณ โดยฟีเจอร์ของแต่ละแบบก็จะโดดเด่นต่างกันไป ดังนี้

1. Mobile POS

     Mobile POS คือ ระบบ POS ที่ย่อส่วนการทำงานทั้งหมดมาไว้ในสมาร์ทโฟนหรือโทรศัพท์มือถือเครื่องเดียว ทำให้เป็นรูปแบบที่พกพาสะดวกและคล่องตัวที่สุด สามารถรับออเดอร์และปิดการขายได้ทุกที่ทุกเวลา จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องเคลื่อนที่ตลอดเวลา เช่น ร้านค้าในตลาดนัด, Food Truck, หรือธุรกิจที่ออกบูธตามงานอีเวนต์ต่าง ๆ เป็นต้น

2. Tablet POS 

     Tablet POS คือ ระบบ POS ที่ได้รับความนิยมอย่างสูงในปัจจุบัน โดยใช้ Tablet หรือ iPad เป็นอุปกรณ์หลักในการทำงาน มีหน้าจอที่ใหญ่กว่ามือถือ ทำให้ดูเมนูหรือรายการสินค้าได้ง่าย เหมาะสำหรับร้านค้าขนาดเล็กถึงขนาดกลาง เช่น ร้านกาแฟ, ร้านอาหาร, หรือร้านค้าปลีกทั่วไป ที่ต้องการความสมดุลระหว่างความสวยงามและความคล่องตัว สามารถตั้งประจำที่เคาน์เตอร์ หรือจะถือไปรับออเดอร์และให้ลูกค้าชำระเงินที่โต๊ะก็ได้

3. Terminal POS

     Terminal POS คือ เครื่อง POS แบบตั้งโต๊ะที่มาพร้อมอุปกรณ์ครบชุดในเครื่องเดียว ทั้งหน้าจอ, เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ, และลิ้นชักเก็บเงิน มีความแข็งแรง ทนทาน และถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการใช้งานหนักโดยเฉพาะ จึงเป็นที่นิยมในร้านค้าปลีกขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ หรือร้านอาหารที่มีปริมาณลูกค้าและจำนวนธุรกรรมต่อวันสูงมาก เช่น ซูเปอร์มาร์เก็ต หรือร้านสะดวกซื้อ เป็นต้น

4. Traditional POS

     Traditional POS หรือระบบ On-Premise คือ ระบบ POS แบบดั้งเดิมที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะหรือเครื่อง Server ของร้านโดยตรง ซึ่งข้อมูลการขายทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ที่ร้าน ไม่ได้อยู่บนคลาวด์ ข้อดีสำคัญคือสามารถทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต แต่ก็มีข้อเสียคือค่าใช้จ่ายในการติดตั้งครั้งแรกค่อนข้างสูง และการอัปเกรดหรือบำรุงรักษาระบบมักจะมีความยุ่งยากซับซ้อนกว่ามาก

5. Open-source POS systems

     Open-source POS systems คือ ระบบ POS ที่เปิดให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงและแก้ไขซอร์สโค้ด (Source Code) ของโปรแกรมได้ ทำให้สามารถปรับแต่งหน้าตาและฟังก์ชันการทำงานต่าง ๆ ให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้อย่างอิสระ โดยจะต้องมีทีมวิศวกรหรือโปรแกรมเมอร์เป็นผู้พัฒนาต่อยอด จึงมักเป็นระบบที่มีราคาสูงและเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่มาก หรือระดับองค์กรที่มีกระบวนการทำงานซับซ้อนและต้องการโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อตนเองโดยเฉพาะ

ทำไมนักบัญชีถึงแนะนำให้ใช้ POS?

• ยอดขายเป๊ะ : หมดปัญหาพนักงานทอนเงินผิดหรือเงินทอนหาย
• สต็อกไม่บวม : รู้ความเคลื่อนไหวสินค้า ป้องกัน Dead Stock
• ภาษีแม่น : ดึงรายงานยอดขายส่งให้นักบัญชีทำงบการเงินและยื่นภาษี (รวมถึง e-Tax Invoice) ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลามานั่งบวกบิลกระดาษ
  

     POS ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเงิน แต่เป็นระบบที่จะช่วยให้การขายการจัดการสต็อก การออกใบเสร็จ ไปจนถึงการทำรายงานและสรุปข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ช่วยลดปัญหาภายในร้าน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และให้ข้อมูลที่แม่นยำ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้ง่ายมากขึ้น

ที่มา: https://flowaccount.com/blog/what-is-pos-system/

------------------------

สอบถามเพิ่มเติม