ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Invoice) คืออะไร

     ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เชื่อว่าคุณผู้อ่านคงเคยได้รับเอกสารนี้กันทุกคน เพราะในช่วงทุกๆ สิ้นเดือนบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพื่อเรียกเก็บค่าบริการที่เราติดค้างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าจ้าง ค่าบริการ เช่น ค่าโทรศัพท์, ค่าอินเตอร์เน็ต เราเรียกเอกสารนี้ว่า “ใบวางบิล” หรือ “ใบแจ้งหนี้” ครับ

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

     ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน โดยในแต่ละบริษัทจะมีวันสำหรับการวางบิลที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถสอบถามวันจากฝ่ายบัญชีของลูกค้าได้โดยตรง

แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ

กระบวนการในการวาง ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

     1. สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
     2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
     3. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
     4. รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

เอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ควรมีรายละเอียดใดบ้าง

ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบบางบิล/ใบแจ้งหนี้)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
4. เลขที่ใบวางบิล
5. ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
4.วันครบกำหนดชำระเงิน
5. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร

ตัวอย่างเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

Cr.flowaccount