รวม Checklist 5 เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

  Checklist 5 เอกสารที่กิจการต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

     เมื่อธุรกิจเราเริ่มเติบโตขึ้น การจ้างสำนักงานบัญชีก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดการเรื่องบัญชีและวางแผนในการยื่นภาษีให้ทันเวลา อย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการเองก็ควรเตรียมเอกสารที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการทำบัญชีไว้ให้ครบถ้วนตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว และผิดพลาดน้อยที่สุดนั่นเอง

1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)

     เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง หากกิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน

     ปัจจุบันเจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไปที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการไปพร้อมๆ กันได้

2. เอกสารขาย

     เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

• ใบแจ้งหนี้ 
• ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)  
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)

     เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการได้ถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้องตามงวดเวลา

3. เอกสารซื้อ

     ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไปหรือธุรกิจการผลิตจะต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

     เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือนด้วย

4. เอกสารค่าใช้จ่าย

     สำหรับเอกสารค่าใช้จ่ายจะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลัก ๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)

     เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุก ๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการจึงควรให้ความสำคัญมาก ๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

5. เอกสารเงินเดือน

     ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้

• รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่าง ๆ ในระบบได้อย่างครบถ้วน 

     เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

• สัญญาเงินกู้
• สัญญาเช่าซื้อ
• สัญญาก่อสร้าง

     สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/accounting-documents-checklist/

สอบถามเพิ่มเติม

    บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

    โทร 063-9782261 , 082-6962896