ใบเสนอราคา สำคัญกับกิจการยังไง?

"ใบเสนอราคา" เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดรวมไปถึงราคาสินค้าและบริการของผู้ขาย หากใบเสนอราคามีรูปแบบที่สวยงาม ข้อมูลครบถ้วน และแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน ก็จะช่วยให้ผู้ซื้อสามารถตัดสินใจซื้อสินค้าและบริการของกิจการนั้นได้ดียิ่งขึ้น

--------------------------------------------------------------------------

ใบเสนอราคาคืออะไร?

    ใบเสนอราคา เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดและราคาของสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าที่สนใจ โดยใบเสนอราคานั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดต่อซื้อขายกับลูกค้า เปรียบเสมือนหน้าตาขององค์กรและเป็นเอกสารแรกที่เราต้องส่งให้กับลูกค้า ซึ่งอาจมีผลทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อหรือไม่ซื้อสินค้าและบริการของเราได้

องค์ประกอบของใบเสนอราคา

    ใบเสนอราคาที่ดี ควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วนและถูกต้อง ดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
• เลขที่ใบเสนอราคา
• วันที่เสนอราคา
• เงื่อนไขในการชำระเงิน
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการนั้น
• จำนวนสินค้า/บริการ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
• ลายเซ็นของผู้จัดทำและผู้อนุมัติ
• ลายเซ็นของผู้สั่งซื้อ (กรณีผู้ซื้อตกลงซื้อสินค้า/บริการของผู้ขายแล้ว ผู้ซื้อก็จะเซ็นลงในเอกสารนี้ เพื่อแจ้งกลับไปยังผู้ขาย)

ตัวอย่างใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาสำคัญอย่างไร?

1. ใช้เพื่อการสื่อสารข้อมูล

    ใบเสนอราคานั้นจะให้รายละเอียดชัดเจนเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ แก่ลูกค้า ดังนี้

• รายละเอียดสินค้า/บริการ : ระบุคุณลักษณะ ขนาด ปริมาณ
• ราคา : แสดงราคาต่อหน่วยและราคารวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
• เงื่อนไขการชำระเงิน: ระบุวิธีและระยะเวลาการชำระเงิน การรับประกัน การจัดส่ง นโยบายการคืนสินค้า เป็นต้น

2. ใช้เพื่อการเจรจาต่อรอง

    ใบเสนอราคา เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการเจรจาต่อรองระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ และมีความสำคัญในการเจรจาธุรกิจ เพราะจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจรายละเอียดและราคาของสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน และใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจซื้อหรือเจรจาต่อรองต่อไปได้

3. ใช้เพื่อการติดตามโอกาสทางธุรกิจ

    ใบเสนอราคาเป็นเครื่องมือสำคัญในการติดตามโอกาสทางธุรกิจ ดังนี้

• การจัดลำดับความสำคัญของลูกค้า
• การติดตามสถานะของการเจรจา
• การวิเคราะห์อัตราการปิดการขาย
• การประมาณการรายได้
• การปรับปรุงข้อเสนอ
• การระบุแนวโน้มของตลาด
• การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า
• การวัดประสิทธิภาพของทีมขายและปรับปรุงกระบวนการขาย
• การวางแผนการตลาด

    การใช้ใบเสนอราคาเพื่อติดตามโอกาสทางธุรกิจช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิเคราะห์แนวโน้มตลาด และปรับปรุงกลยุทธ์ทางธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง

4. ใช้เพื่อเป็นหลักฐานทางกฎหมาย

    ช่วยป้องกันความเข้าใจผิด ลดโอกาสเกิดข้อพิพาทในอนาคต และใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงสำหรับทั้งสองฝ่ายได้

5. ใช้เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ

    ใบเสนอราคาสามารถใช้สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจได้หลายด้าน เช่น

• ความเป็นมืออาชีพ
• ความละเอียดของข้อมูล
• ความโปร่งใสของราคา
• เงื่อนไขและข้อตกลงที่ชัดเจน
• การอ้างอิงผลงานหรือประสบการณ์
• การระบุระยะเวลาที่ข้อเสนอมีผลอย่างชัดเจน
• การลงนามโดยผู้มีอำนาจและประทับตราบริษัท
• การติดตามผล

    ใบเสนอราคาที่จัดทำอย่างมืออาชีพ มีความละเอียด โปร่งใส และตรงกับความต้องการของลูกค้าจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ และเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น

    เมื่อผู้ซื้อตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายแล้ว ผู้ขายก็จะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคาเพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ เมื่อผู้ซื้อได้รับสินค้าหรือบริการนั้นแล้วผู้ซื้อก็จะชำระเงินให้แก่ผู้ขายตามข้อตกลงที่ได้ระบุในใบแจ้งหนี้

    หลังจากได้รับการชำระเงินแล้วผู้ขายก็จะออกเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานการรับชำระเงินต่อไป

ที่มา :  https://shorturl.asia/CvAUW , https://bmu.co.th/quotation/

--------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม

  บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

  Nakhon Accounting Support

  โทร 063-9782261 , 082-6962896