วิธีป้องกันบัญชีบริษัท ไม่ให้กลายเป็นบัญชีม้า

ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกันก่อนว่าบัญชีม้าคืออะไร?

     บัญชีม้า คือ บัญชีเงินฝากที่เจ้าของชื่อบัญชีไม่ได้เปิดขึ้นมาเพื่อใช้งานบัญชีดังกล่าวด้วยตัวเอง แต่เปิดบัญชีเพื่อให้มิจฉาชีพใช้ในการโอนเงินผิดกฎหมาย หรือรับเงินที่ได้มาจากการหลอกลวง ไม่ว่าจะเป็นเงินจากการพนัน แก๊งคอลเซนเตอร์ที่หลอกลวงเงินจากผู้อื่น หรือแม้กระทั่งการฟอกเงิน ก็มักใช้บัญชีม้าเข้ามาเกี่ยวข้องทั้งสิ้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถติดตามไปจนถึงต้นตอผู้กระทำผิด เพราะไม่สามารถโยงเส้นทางการเงินไปหาตัวได้นั่นเอง

     นอกจากนี้ในบางครั้งผู้ที่เปิดบัญชีม้าก็ถูกหลอกจากมิจฉาชีพให้เปิดบัญชีม้าอีกที ทำให้กลายเป็นผู้กระทำความผิดโดยไม่รู้ตัว แต่หากถูกเจ้าหน้าที่ตรวจสอบก็นับว่ามีความผิดทางกฎหมายเช่นกัน ดังนั้นเพื่อเป็นการป้องกันตนเองในระดับหนึ่ง บทความนี้เราจะมาแนะนำวิธีป้องกันจากการถูกหลอก พร้อมแนวทางการจัดการเมื่อถูกหลอกเปิดบัญชีม้า หรือถูกอายัดบัญชีเนื่องจากเข้าข่ายเป็นผู้ต้องสงสัยกัน

เหตุผลที่เรียกว่า บัญชีม้า

     ม้า ในที่นี้เปรียบเสมือนยานพาหนะสำหรับการพาเงินที่ได้มาจากการโกงผู้อื่น หรือเงินผิดกฎหมายที่ได้จากผู้ถูกหลอกลวงไปสู่บัญชีของตนเองนั่นเอง และเพื่อให้สามารถติดตามตรวจสอบได้ยาก จึงมีการใช้ ม้า หรือ บัญชีม้า มาเป็นตัวกลางนั่นเอง

บัญชีธุรกิจที่มีความเสี่ยงเป็นบัญชีต้องสงสัย

     เงื่อนไขการเข้าข่ายเป็นบัญชีม้านั้นมีหลายแบบ แต่ด้วยรูปแบบของการดำเนินธุรกิจบางครั้งอาจทำให้สุ่มเสี่ยงเป็นบัญชีม้ามากเป็นพิเศษ โดยสามารถแบ่งเงื่อนไขได้เป็นดังนี้

• ชื่อบัญชีไม่ตรงกับชื่อผู้ขายสินค้า
• พฤติกรรมการโอนเงินจำนวนมากไปยังบัญชีที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกัน
• การฝาก ถอน โอนเงินหลายครั้งหรือมีจำนวนมากผิดปกติ

     หากผู้ประกอบการท่านไหนมีบัญชีธุรกิจเข้าข่ายทั้ง 3 ข้อนี้ก็มีโอกาสโดนตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ได้ ดังนั้นควรเตรียมเอกสารเพื่อแสดงความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินให้ครบถ้วน เพราะหากถูกระงับบัญชีเพื่อตรวจสอบ ก็จะทำให้สามารถกู้คืนกลับมาได้เร็วยิ่งขึ้น

โอนเงินเข้าออกหลายครั้ง เข้าข่ายเป็นบัญชีม้าหรือไม่?

     หากบัญชีของคุณมีการโอนเงินเข้าออกหลายครั้ง อาจจะยังไม่นับว่าเป็นบัญชีม้า แต่อาจถูกตรวจสอบจากสรรพากรได้ โดยทางกฎหมายไมีการกำหนดเงื่อนไขประเภทของบัญชีที่ต้องทำการชี้แจงที่มาของเงิน ดังนี้

• บัญชีที่มีการฝากเงินหรือรับเงินผ่านการโอนเงินตั้งแต่ 3,000 ครั้งต่อปี
• มีการฝากหรือโอนเงินในบัญชีเกิน 400 ครั้งต่อปี และมียอดเงินรับรวม 2,000,000 บาทต่อปี

     หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ต้องรับเงินเข้าบัญชีตัวเองหลายครั้งต่อปี แต่ยังไม่ถึงกำหนดข้างต้นก็ไม่จำเป็นต้องกังวล แต่ทั้งนี้แนะนำให้เก็บเอกสารไว้ให้ครบถ้วนสำหรับการยื่นให้สรรพากรในกรณีที่มีการตรวจสอบ

ผลกระทบจากการต้องสงสัยและถูกระงับบัญชี

     สำหรับผู้ประกอบการแล้ว หากบัญชีของธุรกิจถูกระงับเนื่องจากเข้าข่ายต้องสงสัยว่าเป็นบัญชีม้า ย่อมส่งผลกระทบร้ายแรงสำหรับการดำเนินกิจการในหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน หากบัญชีถูกระงับหรืออยู่ในระหว่างการตรวจสอบ ก็จะโดนห้ามทำธุรกรรม และอาจทำให้ไม่สามารถจ่ายเงินเดือนพนักงานได้ ส่งผลต่อไปถึงความน่าเชื่อถือของบริษัทนั่นเอง

     นอกจากนี้ในมุมที่เกี่ยวข้องกับคนนอกบริษัท หากบริษัทจำเป็นต้องชำระหนี้ทุกเดือน แต่ไม่สามารถโอนเงินออกจากบัญชีได้ก็จะส่งผลกระทบในส่วนนี้เป็นอย่างมาก ซึ่งมีผลต่อภาพลักษณ์ และความไว้ใจในการทำธุรกิจระหว่างองค์กรด้วยเช่นกัน ในที่นี้อาจรวมไปถึงการบริหารเงินภายในองค์กรเองด้วย

     ด้วยเหตุนี้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการจึงควรให้ความสำคัญ และวางแผนล่วงหน้าหากธุรกิจของเราอาจถูกตรวจสอบด้วยการเตรียมเงินสดสำรอง รวมไปถึงการเตรียมเอกสารหลักฐานสำคัญที่ใช้ในการยืนยันความบริสุทธิ์ให้แก่เจ้าหน้าที่ เพื่อให้สามารถจัดการบัญชีให้กลับมาเป็นปกติได้อย่างรวดเร็วหากถูกตรวจสอบ

วิธีป้องกันบัญชีบริษัทไม่ให้กลายเป็นบัญชีม้า

1. แบ่งแยกหน้าที่ระหว่างฝ่ายบัญชีและการเงินให้ชัดเจน (Segregation of Duties)

     เพราะการทำงานที่ทับซ้อนหรือไม่ชัดเจนอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดในการจัดการระบบภายในองค์กรได้ หรือการแบ่งหน้าที่อย่างชัดเจน และห้ามให้มีการผ่อนปรนอันเป็นโอกาสนำไปสู่ปัญหาได้ ซึ่ง Segregation of Duties หรือ SoD สามารถทำได้หลัก ๆ ดังนี้

• การกำหนดให้มีผู้มีอำนาจอนุมัติชัดเจน 
• การกำหนดบันทึกการทำงานทั้งฝ่ายบัญชีและการเงินอย่างเป็นระบบทุกขั้นตอน 
• การตรวจสอบความถูกต้องและตรงกันของข้อมูลระหว่างฝ่ายบัญชีและการเงิน 
• กำหนดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญให้ชัดเจน
  

     ซึ่งการจัดการระบบภายในเหล่านี้จะช่วยให้ทำงานกันอย่างลื่นไหล เป็นระเบียบ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด รวมไปถึงปิดช่องโหว่การฉ้อโกง เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน และลดโอกาสที่จะทำให้บัญชีเข้าข่ายต้องสงสัย หรือหากมีการตรวจสอบก็มีหลักฐานชัดเจน

2. ตรวจสอบรายการบัญชีเป็นประจำ

     เนื่องจากบัญชีม้ามีความเกี่ยวข้องกับการเดินบัญชี ดังนั้นการตรวจสอบรายการบัญชีของธุรกิจเป็นประจำอย่างต่อเนื่องสามารถช่วยป้องกันได้ระดับหนึ่ง หรืออาจดูจากจำนวนครั้งการโอน และยอดการโอนที่หากเข้าข่ายต้องได้รับการตรวจสอบจากกรมสรรพากร นักบัญชีอาจเตรียมเอกสารการชี้แจงต่าง ๆ ให้พร้อมเพื่อให้ดำเนินการตรวจสอบเร็วยิ่งขึ้น

3. กำหนดผู้มีอำนาจในตรวจสอบอนุมัติ

     การทำธุรกรรมแต่ละครั้งควรมีผู้มีอำนาจไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการฝ่ายบัญชี หรือเจ้าของธุรกิจ คอยรับหน้าที่ตรวจสอบรายการธุรกรรมและเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของบริษัท เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการโกงโดยพนักงาน หรือมีการโอนเงินที่ผิดปกติ

4. จัดเก็บเอกสารด้านบัญชีอย่างเป็นระบบ

     หากธุรกิจเข้าข่ายสุ่มเสี่ยงและถูกตรวจสอบจากผู้มีอำนาจ ผู้ประกอบการสามารถยืนยันความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินบริษัทได้ด้วยการแสดงเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่สามารถใช้เป็นหลักฐานแสดงความบริสุทธิ์ได้ ดังนั้น นักบัญชีหรือผู้ประกอบการจึงควรวางระบบภายในที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ จะได้เรียกดูเอกสารแต่ละฉบับได้ง่ายมากขึ้น

Checklist เอกสารที่ต้องเตรียม เพื่อพิสูจน์ความบริสุทธิ์ของเส้นทางการเงินบริษัท

     ในกรณีที่บริษัทถูกตรวจสอบจากผู้มีอำนาจเนื่องจากเข้าข่ายเสี่ยงเป็นบัญชีม้า ผู้ประกอบการหรือนักบัญชีสามารถจัดเตรียมเอกสารให้เรียบร้อยสำหรับการยืนยันเส้นทางการเงิน เป็นการพิสูจน์ความบริสุทธิ์ให้องค์กร โดยมีเอกสารทั้งหมด 4 ส่วนดังนี้

• ใบแจ้งหนี้
• ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  
• หนังสือสัญญา
  
• รายการเดินบัญชีจากธนาคาร
  

     ซึ่งเอกสารเหล่านี้สามารถใช้ในการยืนยันถึงเส้นทางการเงินของบริษัทได้ ผู้ประกอบการจึงควรมีการวางระบบจัดการเอกสารให้ชัดเจน หากมีความจำเป็นต้องยื่นเอกสารเหล่านี้ประกอบก็จะสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น

ที่มา : https://www.peakaccount.com/blog/business/gen-biz/mule-account-business-risk

--------------------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม :

บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

Nakhon Accounting Support

โทร 063-9782261 , 082-6962896