7 วิธีปิดงบการเงิน ปิดอย่างไรให้เป๊ะ!

7 วิธีปิดงบการเงิน ปิดอย่างไรให้เป๊ะ!

ปิดงบการเงิน คืออะไร

     การปิดงบการเงิน คือ กระบวนการปรับปรุงรายการบัญชีและจัดทำงบการเงินหลังจากสิ้นรอบปีบัญชีของธุรกิจ (โดยทั่วไปรอบปีบัญชีมักเป็นเป็นวันที่ 31 ธันวาคมของทุกปี) เพื่อให้รู้ว่าบริษัทมีฐานะการเงิน และผลประกอบการทั้งปีเป็นอย่างไรบ้าง และนำส่งงบการเงินให้คนที่เกี่ยวข้อง เช่น เจ้าของธุรกิจ ผู้ถือหุ้น รวมถึงหน่วยงานรัฐอย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ตามที่กฎหมายกำหนด

ทำไมการปิดงบการเงินถึงสำคัญ

     หลายคนเข้าใจว่าการปิดงบการเงินนั้นต้องทำเพราะกฎหมายบังคับเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้วการปิดงบนั้นสำคัญมาก ดังนี้

• ทำให้ทราบผลประกอบการว่ากำไรหรือขาดทุนอยู่เท่าไหร่ มีสินทรัพย์มากกว่าหนี้สินหรือไม่ ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจเรื่องแผนธุรกิจ การลงทุน หรือบริหารจัดการภายในของเจ้าของธุรกิจโดยตรง
• ใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการคำนวณและยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (แบบ ภ.ง.ด.50)
• เป็นเอกสารสำคัญมากในการขอสินเชื่อจากธนาคารหรือการประมูลงานต่าง ๆ

ทำความเข้าใจธุรกิจก่อน ช่วยให้ปิดงบได้ไวกว่าจริงหรือ?

     การวางแผนปิดงบการเงินได้ไวขึ้น เคล็ดลับสำคัญที่นักบัญชีอาจมองข้ามมาตลอด ก็คือ “การทำความเข้าใจธุรกิจ” ให้ลึกซึ้ง เพราะแต่ละธุรกิจจะมีการสร้างรายได้ ต้นทุน และรายการทางบัญชีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น

• ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม : ต้องจัดการสต๊อกวัตถุดิบให้ดี วางระบบตัดสต๊อกประจำวัน และตรวจสอบวัตถุดิบอย่างละเอียด เพราะวัตถุดิบอาจหมดอายุเร็ว การปรับปรุงบัญชีสินค้าผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็อาจส่งผลกับกำไรขาดทุนของธุรกิจได้
• ธุรกิจบริการ : ต้องระวังเรื่องรายได้รับล่วงหน้า หรือรายได้ค้างรับที่ต้องเช็กกับสัญญา และยังเจอภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้าบ่อย ๆ ถ้านักบัญชีไม่เตรียมตัวหรือไม่มีข้อมูลครบถ้วนก็อาจจะทำใช้สิทธิทางภาษีไม่ได้
  

     เมื่อเห็น “ภาพรวม” ของธุรกิจแล้ว ก็จะสามารถประเมินความเสี่ยงหรืองบประมาณการต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยรู้ล่วงหน้าว่าจะต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการปรับปรุงปิดบัญชี หรือมีส่วนไหนที่ต้องเร่งเช็กก่อนเพราะผิดอยู่เป็นประจำจนส่งผลทำให้ปิดงบล่าช้า ดังนั้น เมื่อเข้าใจภาพรวมธุรกิจแล้วก็ต้องมุ่งเป้าไปโฟกัสในรายละเอียดทางบัญชีที่เกี่ยวข้องไว้แต่เนิ่น ๆ  

ขั้นตอนการปิดงบการเงินอย่างละเอียด ปิดอย่างไรให้เป๊ะ!

1. รวบรวมข้อมูลและบันทึกบัญชีให้ครบถ้วน

     เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดและบันทึกบัญชีให้ครบ เพราะนี่คือ “สารตั้งต้นชั้นดี” ของการปิดงบการเงิน แม้ว่าในปีที่ผ่านมาจะบันทึกบัญชีตกหล่นอย่างไร การปิดบัญชีนี้จะถือเป็นโอกาสอันดีในการเก็บกวาดและรวบรวมเอกสารกลับมาเพื่อบันทึกบัญชีให้ครบถ้วนอีกครั้ง

2. ตรวจสอบและกระทบยอดบัญชี (Reconciliation)

     เมื่อมั่นใจว่าบันทึกบัญชีครบแล้วก็ต้องตรวจสอบและกระทบยอดบัญชีทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขในบัญชีนั้นตรงกับข้อเท็จจริง โดยทำตามขั้นตอนนี้

• บัญชีธนาคาร → ตรวจสอบยอดกับ Bank Statement ให้ตรง
• ลูกหนี้การค้า → เช็กว่ายอดที่บันทึกในบัญชีตรงกับใบแจ้งหนี้และยอดที่ยังไม่ได้เก็บเงิน
• เจ้าหนี้การค้า → ตรวจสอบว่ายอดค้างจ่ายตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ต้องจ่าย
• สินค้าคงเหลือ → ตรวจนับของจริง เทียบกับบัญชีที่บันทึกไว้
• ทรัพย์สินถาวร → ตรวจสอบรายการทรัพย์สินและคำนวณค่าเสื่อมราคา
  

3. ปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง

     เมื่อตรวจสอบข้อมูลแล้วจะต้องทำการบันทึกปรับปรุงบัญชี (Adjustment) เพื่อให้งบสะท้อนกำไรขาดทุน สินทรัพย์และหนี้สินตามมาตรฐานการบัญชี ดังนี้

• หนี้สูญ ถ้ามีลูกหนี้ที่ทวงไม่ได้จริง ๆ
• ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ สำหรับลูกหนี้ที่อาจเก็บเงินไม่ได้
• รายได้ค้างรับ เช่น ส่งมอบงานแล้วแต่ยังไม่ได้วางบิล
• ค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินถาวร เช่น เครื่องจักร, รถยนต์
• ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย เช่น ค่าน้ำ-ค่าไฟที่ใช้ไปแล้ว แต่บิลยังไม่มา
• หนี้สินผลประโยชน์พนักงาน คำนวณ และตั้งหนี้ที่อาจเกิดจากการจ่ายชดเชยพนักงานเกษียณหรือให้ออกจากงาน

4. จัดทำงบการเงิน

     เมื่อบันทึกและปรับปรุงทุกตัวเลขเรียบร้อยแล้วก็มาถึงการ “สรุปภาพรวมธุรกิจ” ผ่านการจัดทำงบการเงิน ซึ่งงบที่บริษัททั่วไปต้องจัดทำ ประกอบด้วย

• งบฐานะการเงิน : แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
• งบกำไรขาดทุน : แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร (หรือขาดทุน)
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ : แสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนทุนและกำไรสะสม

5. ตรวจสอบและอนุมัติงบการเงิน

     ก่อนจะส่งงบ ต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอน ดังนี้

• ส่งให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบและเซ็นรับรอง
  เสนอให้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติรับรองงบ

6. ปรับปรุงรายการภาษี เพื่อยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50)

     ใช้ข้อมูลทางบัญชีที่ปรับปรุงปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว มาคำนวณภาษีตามหลักการภาษีแยกในกระดาษทำการต่างหาก จากนั้นบันทึกปรับปรุงรายการภาษีตามที่คำนวณได้ในงบการเงินเป็นรายการสุดท้าย และใช้ข้อมูลนี้ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50) ประจำปี

7. ยื่นงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

     หลังตรวจสอบอนุมัติรับรองงบการเงินแล้ว อย่าลืมยื่นงบการเงินให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) : ส่งงบการเงินพร้อมแบบ บอจ.5
• กรมสรรพากร : งบการเงินของบริษัทที่ส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) จะเชื่อมโยงให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ ยกเว้นห้างหุ้นส่วนจำกัด ต้องส่งบการเงินพร้อมแบบ ภ.ง.ด.50 ในระบบของกรมสรรพากร
• ผู้ถือหุ้น
• ธนาคาร/คู่ค้า ถ้ามีธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกัน ต้องห้ามลืมส่งงบให้ธนาคารและคู่ค้าตามกำหนดด้วย
  
  

เอกสารที่ใช้ในการปิดงบการเงิน มีอะไรบ้าง

ปิดงบการเงินแล้ว ต้องยื่นอะไรบ้าง? 

     หลังจากปิดงบการเงินแล้ว บริษัทต้องยื่นงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ผ่านระบบ e-Filing โดยประกอบด้วยเอกสารต่อไปนี้

• แบบ บอจ.5 รายชื่อผู้ถือหุ้น
• งบการเงินที่ได้รับรอง รูปแบบ PDF หรือ XBRL (ดาวน์โหลดไฟล์ในระบบ e-filing) ประกอบด้วย งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และหมายเหตุประกอบงบการเงิน
• หน้ารายงานผู้สอบบัญชี ส่วนสรรพากรก็นำส่งแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.50 ผ่านระบบ RD e-filing

กำหนดการยื่นงบการเงิน

ประโยชน์ของการปิดงบการเงิน

• ทำให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดขึ้น เช่น รายได้ ต้นทุน กำไร ภาระหนี้สิน
• เป็นเครื่องมือในการวางแผนภาษีและการเงิน เช่น ประเมินว่าปีนี้จะเสียภาษีเท่าไร ลงทุนเพิ่มดีไหม หรือขยายธุรกิจต่อดีไหม เป็นต้น
• เพิ่มความน่าเชื่อถือกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ธนาคาร คู่ค้า นักลงทุน
• ลดความเสี่ยงของค่าปรับ หรือปัญหากับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/planning-faster-financial-closing/

------------------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม

   บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

   Nakhon Accounting Support

   โทร 063-9782261 , 082-6962896