การสั่งจ่าย-รับเช็ค! สำคัญอย่างไร ทำไมกิจการต้องรู้?

การสั่งจ่าย-รับเช็ค! สำคัญอย่างไร ทำไมกิจการต้องรู้?

     แม้ในยุคที่เราทำธุรกรรมผ่านแอปธนาคารได้เพียงปลายนิ้ว แต่ “เช็ค” ก็ยังคงเป็นหนึ่งในวิธีการชำระเงินที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะในธุรกิจที่มีการซื้อขายสินค้าหรือบริการมูลค่าสูง เช่น การชำระค่าสินค้าระหว่างบริษัท หรือการวางเงินมัดจำงานโครงการต่าง ๆ เพราะเช็คจะช่วยลดความเสี่ยงจากการถือเงินสด และยังช่วยสร้างหลักฐานทางการเงินที่ชัดเจนได้อีกด้วย

เช็ค คืออะไร?

     เช็ค (Cheque) คือ เอกสารตราสารซึ่งบุคคลที่เรียกว่า “ผู้สั่งจ่าย” สั่งให้ธนาคารจ่ายเงินจำนวนหนึ่งเมื่อทวงถามให้แก่บุคคลหนึ่ง หรือให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลอีกคนหนึ่ง เรียกว่า “ผู้รับเงิน”

     พูดง่าย ๆ ก็คือ “เช็ค” เป็นเครื่องมือชำระเงินอย่างหนึ่งที่ใช้แทนการถือเงินสด เมื่อผู้รับนำเช็คไปฝากหรือขึ้นเงินกับธนาคาร ธนาคารจะดำเนินการจ่ายเงินตามจำนวนที่ระบุไว้ในเช็คตามเงื่อนไขที่ถูกต้องและมีกำหนดเวลาชัดเจน เช็คจึงเป็นวิธีการจ่ายเงินที่นิยมในภาคธุรกิจ เพราะให้ความมั่นใจ ตรวจสอบได้ และสร้างหลักฐานทางบัญชีที่ชัดเจนกว่าการใช้เงินสดทั่วไป

ประเภทของเช็ค มีอะไรบ้าง?

     เช็ค​สามารถออกในนามบุคคลธรรมดาหรือแบบนิติบุคคลก็ได้ โดยประเภทของเช็คสามารถแบ่งตามลักษณะของการใช้งานได้ 6 ประเภท ดังนี้

1. เช็คเงินสด หรือผู้ถือ (Cash or Bearer’s cheque)

     เช็คเงินสด คือ เช็คที่มีคำว่า “เงินสด” แทนชื่อผู้รับเงิน โดยสามารถนำเช็คประเภทนี้ไปเบิกเงินสดจากธนาคารได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นใคร แต่ผู้สั่งจ่ายเช็คจะต้องมีบัญชีธนาคารเดียวกันกับธนาคารที่เป็นผู้ออกเช็คเงินสด แต่หากเงินในบัญชีของผู้สั่งจ่ายเช็คไม่เพียงพอ เมื่อผู้รับเงินจะไปเบิกเงินด้วยเช็คเงินสดใบดังกล่าว ทางธนาคารจะตีว่าเช็คเด้ง ส่งผลให้ผู้สั่งจ่ายเช็คจะมีความผิดทางกฎหมาย 

2. เช็คระบุชื่อผู้รับเงิน (Order’s cheque)

     เช็คที่จะต้องระบุชื่อผู้รับเงินชัดเจน เช่น “จ่ายให้ บริษัท เอบีซี จำกัด” ผู้ที่สามารถนำไปขึ้นเงินได้จะต้องเป็นบุคคลตามชื่อบนเช็คเท่านั้น แต่หากผู้รับเงินอยากจะโอนเช็คใบนี้ให้ผู้อื่นเบิกเงินสดให้แทน จะต้องเซ็นชื่อกำกับที่หลังเช็ค หรือเรียกว่า “สลักหลังเช็ค” ก่อน ผู้สั่งจ่ายเช็คและผู้รับเงินจะต้องมีบัญชีธนาคารเดียวกันกับธนาคารที่เป็นผู้ออกเช็ค

3. แคชเชียร์เช็ค (Cashier’s cheque)

     แคชเชียร์เช็ค คือ เช็คที่ผู้สั่งจ่ายจะต้องจ่ายเงินสดให้กับทางธนาคารก่อน เพื่อที่ธนาคารจะเป็นผู้ออกแคชเชียร์เช็คให้ แล้วค่อยนำเช็คนั้นไปให้แก่ผู้รับเงิน และเช็คประเภทนี้จะต้องระบุจำนวนเงิน และชื่อผู้รับเงินชัดเจนจากทางธนาคาร สำหรับแคชเชียร์เช็คจะมีความเสี่ยงน้อยถ้าเทียบกับเช็คเงินสด เพราะผู้รับเงินจะได้รับเงินแน่นอน ไม่มีโอกาสที่จะเป็นเช็คเด้ง

4. เช็คของขวัญ (Gift cheque)

     เช็คของขวัญ คือ เช็คที่นิยมซื้อให้เป็นของขวัญแก่ผู้อื่นในโอกาสพิเศษ โดยเราจะต้องจ่ายเงินสดให้กับทางธนาคารพร้อมจ่ายค่าธรรมเนียมก่อน เมื่อเสร็จเรียบร้อยเราจะได้เช็คของขวัญไปมอบให้แก่ผู้รับเงิน โดยเช็คของขวัญนี้สามารถระบุสั่งจ่ายเป็น “ชื่อผู้รับเงิน” หรือระบุเป็น “เงินสด” ตามความต้องการของผู้ซื้อเช็คของขวัญได้

5. เช็คเดินทาง (Traveller’s cheque)

     เช็คเดินทาง คือ เช็คที่ผู้เดินทางนำหลักฐานการเดินทาง เช่น ตั๋วเครื่องบิน หรือพาสปอร์ตมาขอซื้อเช็คการเดินทางจากธนาคาร เพื่อไปขึ้นเงินสดที่ต่างประเทศ หรือใช้จ่ายแทนเงินสด

6. ดราฟต์ (Draft)

     คือ ตั๋วแลกเงินสด แต่จะแตกต่างกับแคชเชียร์เช็คและเช็คเงินสด ตรงที่ผู้ซื้อดราฟต์ต้องเสียค่าธรรมเนียมการซื้อตามราคาบนหน้าดราฟต์ เช่น หนึ่งหมื่นแรกจะมีค่าธรรมเนียม 10 บาท หมื่นต่อไปอาจมีค่าธรรมเนียมหมื่นละ 5 บาท เป็นต้น ดราฟต์เช็คมีข้อดีตรงที่ผู้รับเงินจะไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียม

การโอนเช็คและการสลักหลังเช็ค

     การโอนเช็ค คือ การโอนกรรมสิทธิ์ของเช็คจากผู้รับเงินคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง โดยการโอนเช็คแบ่งตามประเภทเช็คได้ 2 แบบ ดังนี้

• เช็คเงินสดหรือผู้ถือ : สามารถโอนเปลี่ยนมือได้โดยการส่งมอบเช็คให้แก่ผู้รับ โดยไม่จำเป็นต้องมีการสลักหลังเหมือนอย่างเช็คระบุชื่อ
  
• เช็คระบุชื่อผู้รับเงิน : สามารถโอนเปลี่ยนมือได้โดยการสลักหลังส่งมอบให้แก่ผู้รับโอน

     การสลักหลังเช็ค คือ การเขียนข้อความพร้อมกับการลงลายมือชื่อ หรือ การลงลายมือชื่ออย่างเดียวที่ด้านหลังของเช็คเพื่อแสดงถึงการโอนเช็คนั้น การสลักหลัง มี 2 แบบ ดังนี้

• สลักหลังเฉพาะ คือ การสลักหลังเช็คโดยระบุชื่อผู้รับโอนไว้ด้วย พร้อมลงลายมือชื่อผู้สลักหลัง เช่น นายเอต้องการโอนเช็คให้นางบี นายเอจึงสลักหลังว่า “โอนให้นางบี และลงลายชื่อนายเอ” แล้วส่งมอบเช็คนั้นให้นางบี ก็ถือว่าเสร็จสมบูรณ์ตามกฎหมายแล้ว
  
• สลักหลังลอย คือ การสลักหลังโดยลงลายมือชื่อผู้สลักเพียงอย่างเดียว ไม่ได้ระบุชื่อผู้รับโอนไว้ด้วย เช่น ถ้านายเอต้องการโอนเช็คให้นางบี นายเอเพียง “ลงลายมือชื่อที่ด้านหลังเช็ค” แล้วส่งมอบให้นางบี ก็ถือว่าเสร็จอันสมบูรณ์เช่นกัน

ข้อดี-ข้อจำกัดของการใช้เช็ค

ข้อดีของการใช้เช็ค

• มีความปลอดภัยมากกว่าการจ่ายชำระด้วยเงินสด
  
• มีหลักฐานการชำระเงินชัดเจน สามารถตรวจสอบรายการย้อนหลังได้ง่าย
  
• สามารถบริหารเงินสดในกิจการได้  เพื่อให้กิจการมีสภาพคล่องในการหมุนเวียน สามารถจัดสรรเงินสดที่มีอยู่ เพื่อนำไปใช้ในส่วนที่จำเป็นก่อน 
  

ข้อจำกัดของการใช้เช็ค

• มีความเสี่ยงเรื่องเช็คเด้งจากหลายสาเหตุ
  
• เช็คมีอายุ 6 เดือน นับจากวันที่สั่งจ่าย หากไม่นำไปขึ้นเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด จะถือว่าเช็คหมดอายุ
  
• มีความความยุ่งยากในการจัดการ ต้องตรวจสอบเอกสารอย่างรอบคอบ ทั้งลายเซ็นและจำนวนเงินให้ถูกต้องตรงกัน
  

วิธีการเขียนเช็คที่ถูกต้อง 

     การกรอกข้อมูลในเช็คควรทำอย่างรอบคอบ เพราะหากระบุผิดแม้เพียงเล็กน้อยอาจทำให้เช็คนั้นไม่สามารถขึ้นเงินและถูกปฏิเสธจากธนาคารได้ โดยต้องเขียนรายละเอียดที่ต้องระบุให้ครบถ้วน ดังนี้

• วันที่สั่งจ่าย : เช็คมีอายุไม่เกิน 6 เดือน นับตั้งแต่วันที่สั่งจ่าย
  
• ชื่อผู้รับเงิน : ต้องสะกดให้ถูกต้อง
  
• จำนวนเงินที่เป็นตัวเลขและตัวหนังสือ : ต้องระบุให้ตรงกัน
  
• ลายมือชื่อผู้สั่งจ่าย : ต้องตรงกับที่แจ้งไว้กับธนาคาร

ข้อควรระวังในการเขียนเช็ค

• การแก้ไขข้อความบนเช็ค ไม่ควรใช้น้ำยาลบคำผิด ให้ใช้วิธีขีดฆ่าข้อความที่ต้องการแก้ไข และเซ็นชื่อกำกับการแก้ไข
  
• ควรกรอกตัวเลขจำนวนเงินให้ชิดกับสัญลักษณ์ “฿” ควรใช้ปากกาหมึกสีดำ หรือน้ำเงินเพื่อความชัดเจน

วิธีขึ้นเงินเช็ค และระยะเวลาในการขึ้นเงิน 

     เมื่อได้รับเช็คธนาคารมาแล้ว ผู้รับเช็คควรนำไปขึ้นเงินโดยเร็วเพื่อป้องกันเช็คหมดอายุและรับเงินเข้าบัญชีทันตามกำหนด ปัจจุบันการขึ้นเงินเช็คทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นมาก เพราะใช้ระบบ Imaged Cheque Clearing and Archive System (ICAS) ของธนาคารแห่งประเทศไทย ซึ่งใช้ภาพเช็คแทนการใช้ตัวเช็คจริง โดยใช้เวลาภายใน 1 วันทำการ และมีวิธีขึ้นเงินเช็ค ดังนี้

1. ตรวจสอบเช็คก่อนฝาก

     ตรวจสอบชื่อผู้รับ จำนวนเงิน วันที่หน้าเช็ค และลายเซ็นผู้สั่งจ่ายให้ถูกต้องครบถ้วน

2. เตรียมเอกสารยืนยันตัวตน

• บุคคลธรรมดา: บัตรประชาชนสำหรับผู้ถือสัญชาติไทย หรือ หนังสือเดินทาง (Passport) สำหรับชาวต่างชาติ และ สมุดบัญชีธนาคาร
  
• นิติบุคคล: บัตรประชาชนของผู้นำเช็คเข้าธนาคาร
  

3. กรอกแบบฟอร์มและยื่นที่ธนาคาร

     ธนาคารจะมีแบบฟอร์มให้กรอกเพิ่มเติมเพื่อยืนยันการขึ้นเช็ค เมื่อกรอกครบถ้วนแล้วให้นำไปยื่นพร้อมกับเช็ค และเอกสารต่าง ๆ ที่เคาน์เตอร์ธนาคาร

4. ธนาคารเข้าสู่กระบวนการเคลียร์เช็ค (ICAS)

     ธนาคารจะสแกนภาพเช็คเข้าสู่ระบบกลางของธนาคารแห่งประเทศไทยเพื่อยืนยันข้อมูล

5. รอผลเคลียร์เช็คและรับเงินเข้าบัญชี หรือ เงินสด

     โดยทั่วไปจะได้รับเงินภายใน 1 วันทำการ หากฝากเช็คก่อนเวลาตัดยอดของแต่ละธนาคาร ถ้าเป็นเช็คเงินสดจะได้รับเงินสดทันที

หมายเหตุ : เช็คเงินสดจะต้องไปขึ้นเงินที่ธนาคารเดียวกับบัญชีธนาคารผู้สั่งจ่ายเช็คเท่านั้น
เช็คแบบ A/C Payee Only ผู้รับเงินจะต้องเป็นคนที่ระบุตามหน้าเช็คและรับเป็นเงินโอนเข้าบัญชีได้อย่างเดียวเท่านั้น และไม่สามารถโอนสิทธิ์ให้คนอื่นได้

ถ้า "เช็คเด้ง" จะเกิดอะไรขึ้น?

     เช็คเด้ง คือ เช็คที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงินเมื่อผู้รับเช็คนำเช็คไปขึ้นเงินกับธนาคาร โดยสามารถเกิดได้จากหลายสาเหตุ ดังนี้

• บัญชีผู้จ่ายไม่มีเงินเพียงพอ : มีเงินในบัญชีน้อยกว่าจำนวนเงินที่ระบุในเช็ค
  
• เช็คหมดอายุ : เช็คมีอายุ 6 เดือนนับจากวันที่ระบุบนหน้าเช็ค
  
• ข้อมูลในเช็คผิดหรือไม่ครบถ้วน : เช่น ลายเซนต์ไม่ถูกต้อง, จำนวนเงินที่เป็นตัวเลขกับตัวหนังสือไม่ตรงกัน
  
• บัญชีถูกระงับหรือบัญชีถูกปิด
  
• มีการสั่งระงับการจ่ายเงิน
  

     เช็คธนาคารยังคงเป็นช่องทางการชำระเงินที่สำคัญในหลายธุรกรรม โดยเฉพาะกรณีที่ต้องการหลักฐานชัดเจนและความน่าเชื่อถือระหว่างคู่ค้า แม้วิธีใช้จะไม่ซับซ้อน แต่จำเป็นต้องตรวจสอบรายละเอียดต่าง ๆ ให้ถูกต้อง เช่น วันที่, จำนวนเงิน และลายเซ็น รวมถึงนำเช็คไปขึ้นเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น อย่างเช็คเด้ง หรือเช็คหมดอายุ

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/biz-cheque/

--------------------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม

   บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

   Nakhon Accounting Support

   โทร 063-9782261 , 082-6962896