10 เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการมือใหม่ต้องรู้!

Last updated: 29 พ.ค. 2569 | 20 จำนวนผู้เข้าชม |

10 เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการมือใหม่ต้องรู้!

การดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก จำเป็นต้องมีเอกสารสำคัญต่าง ๆ เพื่อใช้ในการประกอบธุรกิจ เช่น ใบสั่งของ, ใบส่งสินค้า, ใบวางบิล, ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ ซึ่งบางครั้งอาจทำให้ผู้ประกอบการสับสนว่าเอกสารเหล่านี้คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร และใช้ทำอะไรได้บ้าง? ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงเอกสารธุรกิจสำคัญที่ผู้ประกอบการควรรู้จัก เพื่อความถูกต้องในการทำธุรกิจกับลูกค้าหรือคู่ค้า รวมถึงสามารถประกอบธุรกิจในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

“ใบเสนอราคา” เป็นเอกสารที่ผู้ขายใช้ในการแจ้งราคาสินค้าหรือบริการที่ต้องการขายให้กับผู้ซื้อ โดยในใบเสนอราคาจะระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ, ราคา, จำนวน, หน่วย และวันที่มีผลบังคับใช้ ผู้ซื้อสามารถใช้ใบเสนอราคานี้เพื่อเปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการกับบริษัทอื่น ๆ และเลือกซื้อจากบริษัทที่มีข้อเสนอในสิ่งที่ตนต้องการมากที่สุด

2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

“ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย หรือเรียกกันย่อ ๆ ว่า P.O. โดยจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย, ราคา, วันที่ต้องการรับสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน ใช้เป็นหลักฐานในการสั่งซื้อและเรียกเก็บเงินตามสัญญากับผู้ขายตามที่ตกลงกันไว้

3. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

“ใบแจ้งหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อจากบริษัท โดยในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ, ราคา, จำนวน, หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าซึ่งออกโดยผู้ขาย และผู้ซื้อจะต้องชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดในใบแจ้งหนี้

4. ใบวางบิล (Billing Note)

“ใบวางบิล” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งหนี้คล้ายกันกับใบแจ้งหนี้ โดยซัพพลายเออร์จะรวบรวมยอดค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งหมด รวมถึงสรุปยอดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และแจกรายละเอียด ก่อนการวางบิลในรอบนั้น ๆ เพื่อให้ผู้ซื้อตรวจสอบและทำการชำระเงิน

5. ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)

“ใบส่งสินค้าหรือใบกำกับภาษี” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า โดยในใบส่งสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย และวันที่ส่งสินค้า ในขณะที่ใบกำกับภาษีจะระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้นของสินค้าหรือบริการ เมื่อมีการส่งสินค้าแล้ว ผู้ซื้อจะลงนามรับสินค้าในใบส่งสินค้า ส่วนใบกำกับภาษีจะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและยืนยันการชำระเงินของลูกค้า

6. ใบรับสินค้า (Goods Received Note)

“ใบรับสินค้า” เป็นเอกสารที่ใช้ในการตรวจรับและยืนยันว่าการส่งสินค้าถูกต้องตามสัญญาซื้อขาย โดยในใบรับสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้าที่ถูกส่งมา จำนวน และสถานที่ที่สินค้าถูกจัดส่ง

7. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

“ใบเสร็จรับเงิน” เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการชำระเงินจากลูกค้า โดยในใบเสร็จรับเงินจะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา จำนวน หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น ผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานในการยืนยันการชำระเงิน

8. ใบลดหนี้ (Credit Note)

“ใบลดหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการลดจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม โดยกรณีที่ต้องออกใบลดหนี้ ได้แก่ สินค้าไม่ตรงตามรายการที่สั่งซื้อ สินค้าชำรุดเสียหาย หรือมีการคืนสินค้า ในใบลดหนี้จะระบุจำนวนเงินที่ลด สาเหตุที่ทำการลดหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการลดหนี้

9. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

“ใบเพิ่มหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม ได้แก่ สินค้าที่สั่งซื้อเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายที่เกิดเพิ่มขึ้น หรือค่าปรับเพิ่มเติม ในใบเพิ่มหนี้จะระบุจำนวนเงินที่เพิ่ม สาเหตุที่ทำการเพิ่มหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการเพิ่มหนี้

10. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate)

“หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” หรือใบ 50 ทวิ เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการหักภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย โดยจะระบุว่าผู้จ่ายเงินได้หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่ายให้แก่ผู้รับเงิน เอกสารนี้จะถูกนำไปใช้เพื่อลดภาระภาษีของผู้รับเงินในการยื่นภาษีเงินได้