"บิลเงินสด" สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้หรือไม่ ?

"บิลเงินสด"
สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้หรือไม่ ?

     ผู้ประกอบการหลายๆ คนคงยังมีข้อสงสัยว่า บิลเงินสด ในการซื้อสินค้าหรือรับบริการที่เราได้รับจากร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนอย่างถูกต้องนั้น สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีได้หรือไม่
     โดยทั่วไป บิลเงินสดที่เราได้รับ มักไม่มีข้อมูลหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือหมายเลขบัตรประชาชน จึงมาสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
     หากในกรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการ สามารถจัดทำเอกสารประกอบลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

เอกสารที่กรมสรรพากรจะยอมรับให้ใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้ต้องมีรายการดังต่อไปนี้

1. ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย
2. ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
3. หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ หมายเลขบัตรประชาชน
4. รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน
5. รายจ่ายนั้นจะต้องเกี่ยวข้องกับกิจการ

     กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้

1. ใบรับเงิน

     กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้

- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
- เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
- จำนวนเงินที่ได้รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
- ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

ตัวอย่างเอกสารใบรับเงิน

2. ใบสำคัญรับเงิน

     กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

     กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ

ตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

4. ใบสำคัญจ่าย

     กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

- ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
- วันที่จ่ายเงิน
- ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
- ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
- มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

- หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
- ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
- เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
- หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

หากบิลเงินสดที่ได้รับมา มีเงื่อนไขครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด เราก็สามารถนำค่าใช้จ่ายเหล่านั้นมาลงเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้โดยถูกต้อง

Cr.ภาษีง่ายๆ By Taxido