เงินสดย่อย คืออะไร ?

เงินสดย่อย คืออะไร ?

1. เงินสดย่อยคืออะไร

     เงินสดย่อยคือเงินสดที่ถูกนำมาใช้จ่ายภายในกิจการ ที่ทางกิจการกำหนดไว้ให้พนักงานสามารถขอเบิกเพื่อนำไปใช้จ่ายเกี่ยวกับงานในส่วนต่างๆ ได้ โดยในการใช้จ่าย เงินสดย่อยจะเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากที่จำเป็นต้องใช้ระหว่างวัน อย่างเช่นค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าอุปกรณ์ภายในสำนักงาน ค่าส่งเอกสาร พิมพ์เอกสาร ถ่ายเอกสาร หรือจะเป็นค่าอาหารพิเศษสำหรับให้กำลังใจพนักงานก็ได้เช่นกัน

     ทั้งนี้จุดเด่นของเงินสดย่อยคือเงินที่นำมาใช้จ่ายได้ โดยไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านาย หรือผู้บริหารเซ็นอนุมัติก่อนทำการจ่ายเงิน พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยได้ทันที แล้วทำเรื่องขอเบิกเงินคืนได้กับผู้ถือเงินสดย่อย ที่ทางกิจการกำหนดให้รับผิดชอบเงินสดย่อยนั้นๆ

ตัวอย่างเอกสาร

ทำบัญชีเงินสดย่อยอย่างไร

     เจ้าของกิจการลองประเมินดูว่ามีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือทำกิจกรรมต่อเดือนเยอะมากน้อยแค่ไหน หรือประเมินตามขนาดของกิจการก็ได้ หากเป็น SMEs หรือกิจการขนาดเล็กก็อาจจะกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ที่ 5,000, 10,000, 15,000 บาท ต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน เป็นต้น

     จากนั้นกำหนดผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการไว้ เช่น พนักงานการเงิน ผู้ถือเงินสดย่อย หรือเจ้าของกิจการเองก็ได้ และกำหนดวันที่สามารถขอเบิกได้ เช่น ทุกวันจันทร์ ทุกวันที่ 15 หรือทุกวันที่ 30 เมื่อพนักงานต้องการใช้เงินสดย่อย ก็ต้องนำใบเสร็จพร้อมใบเบิกเงินสดย่อยกลับมาทุกครั้ง ให้ผู้ถือเงินสดย่อยเก็บไว้เป็นหลักฐานทางบัญชี

เงินสดย่อยมีผลในกิจการอย่างไร

- เงินสดย่อยจะช่วยลดภาระหน้าที่เล็กน้อยในกิจการลง ลดความล่าช้าในการเบิกเงินเพื่อใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
- ป้องกันการนำเงินสดไปใช้ส่วนตัว เพราะเงินสดย่อยจะสามารถเบิกได้เมื่อมีหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าเป็นการใช้จ่ายเพื่อประโยชน์ภายในกิจการ
- ช่วยให้การทำบัญชีง่าย และเป็นระเบียบมากขึ้น เพราะมีการแบ่งแยกหน้าที่ของเงินในแต่ละส่วนชัดเจน
- ลดความเสี่ยงในการทำเงินสูญหาย หรือผิดพลาดในการจัดเก็บ เพราะมีผู้ถือเงินสดแค่คนเดียว และจำนวนเงินก็ไม่ได้มากนัก