เอกสารบัญชีสูญหายจาก "น้ำท่วม" ทำยังไงดี?

เอกสารบัญชีถูกน้ำท่วมและได้รับความเสียหาย ควรทำยังไงดี? 

     หากพบว่าเอกสารทางบัญชีของคุณมีความเสียหาย หรือสูญหายจากเหตุภัยพิบัติ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15 ระบุไว้ว่า ‘ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น’ 

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำร้อง กรณีเอกสารทางบัญชีสูญหายและเสียหาย

     ก่อนดำเนินการแจ้งต่อหน่วยงานราชการ ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรวบรวมพยานหลักฐานเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงว่าเอกสารไม่ได้สูญหายจากการละเลย แต่เกิดจากเหตุสุดวิสัย โดยมีขั้นตอนการเตรียมการที่สำคัญ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : สำรวจความเสียหายและบันทึกภาพถ่าย

     เมื่อสามารถเข้าสู่พื้นที่ได้ สิ่งแรกที่ควรดำเนินการคือการสำรวจและถ่ายภาพสภาพความเสียหายของสำนักงาน ตู้เก็บเอกสาร และสภาพของเอกสารที่เปียกชื้นหรือถูกทำลายเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบคำขอ โดยภาพถ่ายควรแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งของกิจการ รวมถึงระบุตำแหน่งพิกัด (ถ้ามี) เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2 : การลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจ

     ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งความหรือลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจในท้องที่เกิดเหตุ โดยในใบแจ้งความต้องระบุรายละเอียดที่ชัดเจนว่ามีบัญชีเล่มใด หรือเอกสารประเภทใดสูญหายบ้าง (อาทิ ใบกำกับภาษีขาย เล่มที่... ถึง..., ปีภาษี...) เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงทางกฎหมายประกอบการยื่นเรื่องต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

ขั้นตอนที่ 3 : แจ้งหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง

     ภายหลังจากรวบรวมหลักฐานครบถ้วนแล้ว ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งต่อ 2 หน่วยงานหลัก ได้แก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เพื่อปฏิบัติตาม พ.ร.บ. การบัญชี และกรมสรรพากร เพื่อจัดการเรื่องเอกสารสิทธิประโยชน์ทางภาษี โดยมีรายละเอียดดังนี้

   กรมพัฒนาธุรกิจการค้า : ทำการยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหาย (ส.บช.2) ซึ่งทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอำนวยความสะดวกให้ผู้ประกอบการสามารถแจ้งเหตุผ่านระบบออนไลน์ (e-Permit) ได้ที่เว็บไซต์ www.dbd.go.th โดยเลือกหัวข้อ "แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)" และทำการอัปโหลดไฟล์หลักฐานภาพถ่ายและใบแจ้งความเข้าสู่ระบบ ซึ่งถือเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงาน

   กรมสรรพากร : สำหรับเอกสารทางภาษี เช่น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หากสูญหายต้องยื่นคำขอรับใบแทนตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ในส่วนของใบกำกับภาษีซื้อหรือขายที่เสียหาย ให้ดำเนินการขอถ่ายสำเนาจากคู่ค้า หรือออกใบแทนให้แก่ลูกค้า โดยประทับตราข้อความว่า "ใบแทน" หรือ "เอกสารออกเป็นชุด" เพื่อให้เอกสารนั้นสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ตามกฎหมาย

     ซึ่งการแจ้งหน่วยงานทั้งสองจะต้องดำเนินการภายใน 15 วัน นับจากวันที่เอกสารเสียหาย โดยให้นำเอกสารที่เราได้เตรียมไว้ทั้งหมด (ทั้งใบแจ้งความที่ลงบันทึกประจำวันแล้ว และเอกสารประกอบต่าง ๆ) ไปแจ้งแก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร โดยทางหน่วยงานจะมีแบบฟอร์มให้กรอกเกี่ยวกับรายละเอียดเอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย

  ตัวอย่าง    บริษัท บัญชี ABC จำกัด ตั้งอยู่ที่จังหวัดสงขลา อำเภอหาดใหญ่

• 20 กันยายน 2567 : เกิดเหตุอุทกภัยเมื่อเวลา 14.00 น. ซึ่งบริษัทไม่สามารถนำสิ่งของหรือเอกสารออกมาจากที่เกิดเหตุได้ทัน
• 30 กันยายน 2567 : ธุรกิจสามารถเข้าไปในสถานที่เกิดเหตุได้ แต่พบว่าเอกสารที่ประกอบการลงบัญชีเสียหายทั้งหมด 
  

*ดังนั้น วันที่ทราบว่าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเสียหายคือ วันที่ 30 กันยายน 2567 

• 15 ตุลาคม 2567 : วันสุดท้ายที่ธุรกิจสามารถแจ้งบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย (ส.บช.2) ผ่านระบบงานการอนุญาต (e-Permit)
  

ขั้นตอนที่ 4 : ดำเนินการจัดหาเอกสารทดแทน

     หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดการกับเอกสารที่เสียหายเพื่อให้มีเอกสารครบถ้วน ให้ลองตรวจสอบว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่สามารถกู้คืนได้ หากไม่สามารถกู้คืนได้ หรือเอกสารถูกทำลายไปแล้ว ให้ดำเนินการขอคัดสำเนาเอกสาร เพื่อนำมาทดแทนเอกสารที่ได้รับความเสียหาย

   กรณีสำเนาใบกำกับภาษีขายสูญหาย : หากใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการออกเอกสาร สามารถสั่งพิมพ์สำเนาชุดใหม่จากระบบได้ทันที แต่หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้ประสานงานไปยังลูกค้าผู้รับเอกสาร เพื่อขอคัดสำเนาใบกำกับภาษีฉบับนั้นมาเก็บเป็นหลักฐาน 

   กรณีใบกำกับภาษีซื้อสูญหาย : ให้ตรวจสอบรายชื่อผู้จำหน่ายสินค้าจากรายงานภาษีซื้อเดิม เพื่อติดต่อขอออกใบแทนใบกำกับภาษี สำหรับกรณีที่เป็นสินค้านำเข้าจากต่างประเทศ ให้ท่านนำใบขนสินค้าไปติดต่อที่กรมศุลกากร เพื่อยื่นคำร้องขอคัดสำเนาใบเสร็จรับเงินค่าภาษีอากรแทนการติดต่อผู้ขาย

     การทำตามแนวทางปฏิบัติทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ จะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาเอกสารทางบัญชีที่ถูกน้ำท่วมเสียหายได้ถูกต้องตามระเบียบอย่างแน่นอน!

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/how-to-report-lost-accounting-documents/

--------------------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม

   บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

   Nakhon Accounting Support

   โทร 063-9782261 , 082-6962896