ได้รับเบี้ยเลี้ยง ต้องเสียภาษีหรือไม่?

ได้รับเบี้ยเลี้ยง ต้องเสียภาษีหรือไม่?​

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

     ในการบริหารทรัพยากรบุคคล หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่นายจ้างต้องจัดการให้ถูกต้องและเป็นระบบ คือ “เบี้ยเลี้ยง” ที่มีการจ่ายให้กับพนักงานเมื่อต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ แต่หลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่าในฐานะนายจ้างนั้นจะต้องคำนวณเบี้ยเลี้ยงแบบไหน และหากพนักงานได้รับเบี้ยเลี้ยงนั้นแล้วจะต้องเสียภาษีหรือไม่? วันนี้เราจะพาทุกคนไปศึกษาเรื่องนี้พร้อมกัน

เบี้ยเลี้ยง คืออะไร?

     เบี้ยเลี้ยง (Per Diem) คือ เงินที่นายจ้างหรือกิจการจ่ายให้แก่พนักงานเป็นครั้งคราว สำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็นระหว่างการปฏิบัติงานนอกสถานที่ ถือเป็นสวัสดิการรูปแบบหนึ่ง เนื่องจากการออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่แต่ละครั้งย่อมมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกินจากค่าใช้จ่ายปกติประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นค่าอาหาร ค่าที่พัก หรือค่าเดินทาง

ประเภทของเบี้ยเลี้ยงมีอะไรบ้าง?

     ค่าเบี้ยเลี้ยงที่บริษัทจ่ายให้กับพนักงานนั้นสามารถแบ่งออกได้หลายประเภทตามวัตถุประสงค์ของการจ่าย โดยแต่ละประเภทจะมีลักษณะและเงื่อนไขการเบิกจ่ายที่แตกต่างกันและต้องอ้างอิงตามอัตราราชการ ดังนี้

1.เบี้ยเลี้ยงเดินทางภายในประเทศ 

     เบี้ยเลี้ยงเดินทาง (Travel Allowance) คือ เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานเมื่อต้องเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่เป็นครั้งคราว ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั่วไประหว่างการเดินทาง เช่น ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม และค่าใช้จ่ายจิปาถะต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างวัน เบี้ยเลี้ยงประเภทนี้เป็นรูปแบบที่พบได้บ่อยที่สุดในบริษัทเอกชนและหน่วยงานราชการ ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายขายที่ต้องเดินทางไปพบลูกค้าต่างจังหวัด หรือวิศวกรที่ต้องไปตรวจหน้างานที่ไซต์ก่อสร้าง โดยค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางภายในประเทศจะจ่ายให้สูงสุดวันละ 270 บาท

2. เบี้ยเลี้ยงที่พัก 

     เบี้ยเลี้ยงที่พัก (Accommodation Allowance) คือ เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานเพื่อเป็นค่าที่พักระหว่างการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ที่ต้องพักค้างคืน บางบริษัทอาจจัดที่พักให้โดยตรง เช่น จองโรงแรมให้ หรือจ่ายเป็นเงินเหมาจ่ายให้พนักงานไปจัดการเอง ซึ่งอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงที่พักมักจะแตกต่างกันตามพื้นที่ เช่น กรุงเทพฯ เมืองท่องเที่ยว หรือต่างจังหวัด

3. เบี้ยเลี้ยงอาหาร 

     เบี้ยเลี้ยงอาหาร (Meal Allowance) คือ เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานเพื่อเป็นค่าอาหารโดยเฉพาะ ซึ่งบางบริษัทอาจแยกออกมาจากเบี้ยเลี้ยงเดินทางอย่างชัดเจน โดยกำหนดเป็นค่าอาหารต่อมื้อ หรือต่อวัน ทั้งนี้ เบี้ยเลี้ยงอาหารอาจไม่จำกัดเฉพาะการเดินทางนอกสถานที่เท่านั้น บางองค์กรอาจจัดให้เป็นสวัสดิการสำหรับพนักงานที่ทำงานล่วงเวลา (OT) ด้วยเช่นกัน

4. เบี้ยเลี้ยงต่างประเทศ 

     เบี้ยเลี้ยงต่างประเทศ (Overseas Allowance) คือ เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานเมื่อต้องเดินทางไปปฏิบัติงานในต่างประเทศ โดยทั่วไปจะมีอัตราสูงกว่าเบี้ยเลี้ยงในประเทศ เนื่องจากค่าครองชีพและค่าใช้จ่ายในต่างประเทศมักสูงกว่า สำหรับหน่วยงานราชการ อัตราค่าเบี้ยเลี้ยงต่างประเทศจะอ้างอิงตามระเบียบกระทรวงการคลังซึ่งกำหนดอัตราแตกต่างกันตามประเทศปลายทาง โดยจ่ายอัตราสูงสุดวันละ 3,100 บาท

5. เบี้ยเลี้ยงปฏิบัติงานพิเศษ 

     เบี้ยเลี้ยงปฏิบัติงานพิเศษ (Special Duty Allowance) คือ เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานเมื่อต้องปฏิบัติงานในสภาวะพิเศษที่แตกต่างจากปกติ เช่น การทำงานในพื้นที่เสี่ยงภัย การทำงานกะดึก การเดินทางไปปฏิบัติงานในพื้นที่ห่างไกล หรือการทำงานในสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย เบี้ยเลี้ยงประเภทนี้มักพบในอุตสาหกรรมก่อสร้าง เหมืองแร่ น้ำมัน หรืองานภาคสนามต่าง ๆ 

วิธีการคำนวณเบี้ยเลี้ยง

     การคำนวณเบี้ยเลี้ยงให้พนักงานนั้น แต่ละกิจการสามารถกำหนดวิธีการได้เองตามนโยบายภายในองค์กร โดยทั่วไปสามารถแบ่งวิธีคำนวณเบี้ยเลี้ยงออกเป็น 2 รูปแบบหลัก ดังนี้

1. เบี้ยเลี้ยงแบบเหมาจ่าย (Flat Rate)

   เบี้ยเลี้ยงที่ได้รับ   =   อัตราเบี้ยเลี้ยงต่อวัน   x   จำนวนวันที่ปฏิบัติงาน        

     วิธีคำนวณเบี้ยเลี้ยงแบบเหมาจ่ายเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเนื่องจากง่ายต่อการบริหารจัดการ บริษัทจะกำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงเป็นจำนวนเงินคงที่ต่อวัน โดยพนักงานไม่ต้องเก็บใบเสร็จมาแสดง เงินส่วนนี้จ่ายให้พนักงานเพื่อนำไปบริหารค่าใช้จ่ายเองตามที่เห็นสมควร

     ข้อดี: ง่ายต่อการจัดการ ลดภาระเอกสาร ลดเวลาในการตรวจสอบใบเสร็จ

     ข้อเสีย: อาจไม่สะท้อนค่าใช้จ่ายจริงในบางพื้นที่ที่มีค่าครองชีพสูง

2. เบี้ยเลี้ยงแบบจ่ายตามจริง (Actual Expense)

   เบี้ยเลี้ยงที่ได้รับ   =   ค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นตามใบเสร็จแต่ไม่เกินวงเงินที่กำหนด   

     วิธีคำนวณเบี้ยเลี้ยงแบบจ่ายตามจริง คือการที่บริษัทจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงตามจำนวนเงินที่พนักงานใช้จ่ายจริง โดยพนักงานต้องเก็บใบเสร็จรับเงินมาเป็นหลักฐานในการเบิกจ่าย ทั้งนี้ บริษัทมักจะกำหนดวงเงินสูงสุดที่สามารถเบิกได้ต่อวันหรือต่อมื้อ

     ข้อดี: สะท้อนค่าใช้จ่ายจริง มีหลักฐานการจ่ายเงินชัดเจนสำหรับการบันทึกบัญชี

     ข้อเสีย: เพิ่มภาระเอกสารให้ทั้งพนักงานและฝ่ายบัญชี อาจเกิดความล่าช้าในการเบิกจ่าย

     หลักการสำคัญของเบี้ยเลี้ยง คือ การชดเชยค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการทำงานนอกสถานที่ ไม่ใช่ค่าตอบแทนจากการทำงาน ซึ่งจุดนี้มีจะผลต่อการพิจารณาเรื่องภาษีที่จะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป

ได้รับเบี้ยเลี้ยงแล้ว ต้องเสียภาษีหรือไม่?

     เบี้ยเลี้ยงที่ได้รับจะต้องเสียภาษีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับรูปแบบและเงื่อนไขของการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 2 กรณี ดังนี้

  กรณีเบี้ยเลี้ยงที่ไม่ต้องเสียภาษี

     ตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538 ค่าเบี้ยเลี้ยงจะได้รับยกเว้นไม่ต้องนำไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หากเข้าเงื่อนไขครบทุกข้อ ดังนี้

1. เป็นการเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่เป็นครั้งคราว → ไม่ใช่การเดินทางไปทำงานประจำที่สถานที่อื่น
   
2. มีหลักฐานการได้รับอนุมัติจากนายจ้าง → ต้องมีเอกสารระบุลักษณะงานและระยะเวลาปฏิบัติงาน
   
3. อัตราเบี้ยเลี้ยงไม่เกินอัตราสูงสุดตามระเบียบราชการ → ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ หากจ่ายในอัตราไม่เกินที่ราชการกำหนด ไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์
   
4. เป็นค่าเบี้ยเลี้ยงที่จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น → เฉพาะในการปฏิบัติงานตามหน้าที่เท่านั้น

กรณีเบี้ยเลี้ยงที่ต้องเสียภาษี

     ค่าเบี้ยเลี้ยงจะถือเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(1) แห่งประมวลรัษฎากร และต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ในกรณีดังต่อไปนี้

1. อัตราเบี้ยเลี้ยงเกินกว่าอัตราที่ราชการกำหนด → ส่วนที่เกินจะถือเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษี เว้นแต่พนักงานจะมีหลักฐานพิสูจน์ว่าได้จ่ายไปจริงโดยสุจริตตามความจำเป็น
   
2. ไม่ใช่การเดินทางเป็นครั้งคราว → หากเป็นเงินที่จ่ายเป็นประจำทุกเดือนโดยไม่เกี่ยวกับการเดินทางจริง ถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าจ้างที่ต้องเสียภาษี
   
3. ไม่มีหลักฐานการอนุมัติเดินทาง → หากไม่มีเอกสารยืนยันว่ามีการเดินทางไปปฏิบัติงานจริง ย่อมไม่เข้าเงื่อนไขยกเว้นภาษี
   

     ดังนั้น นายจ้างจึงควรจัดทำระเบียบการเบิกจ่ายเบี้ยเลี้ยงให้ชัดเจน พร้อมเก็บหลักฐานเอกสารไว้อย่างครบถ้วน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่กรมสรรพากรเข้ามาตรวจสอบ

เงื่อนไขในการนำค่าเบี้ยเลี้ยงมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีสำหรับกิจการ

• ต้องมีระเบียบหรือนโยบายเบี้ยเลี้ยงที่เป็นลายลักษณ์อักษร
  
• ต้องจ่ายให้กับพนักงานที่เป็นลูกจ้างของบริษัทเท่านั้น
  
• ต้องมีหลักฐานการอนุมัติเดินทางและเอกสารประกอบที่ชัดเจน
  
• ต้องจ่ายตามอัตราที่สมเหตุสมผลและเป็นไปตามระเบียบของบริษัท
  
• ต้องจัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) พร้อมรายละเอียดครบถ้วน

     สิ่งที่ต้องระวัง คือ หากค่าเบี้ยเลี้ยงไม่มีหลักฐานเอกสารครบถ้วน อาจถูกจัดเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามที่ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ซึ่งจะทำให้บริษัทต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น

ควรกำหนดนโยบายเบี้ยเลี้ยงในองค์กรอย่างไร?

• กำหนดประเภทเบี้ยเลี้ยงให้ชัดเจน: ระบุว่าองค์กรมีเบี้ยเลี้ยงกี่ประเภท เช่น เบี้ยเลี้ยงเดินทาง เบี้ยเลี้ยงที่พัก เบี้ยเลี้ยงต่างประเทศ และแต่ละประเภทมีเงื่อนไขอย่างไร
  
• กำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงตามระดับตำแหน่ง: อัตราเบี้ยเลี้ยงอาจแตกต่างกันตามระดับพนักงาน เช่น พนักงานระดับปฏิบัติการ ระดับหัวหน้างาน และระดับผู้บริหาร ซึ่งควรกำหนดให้สอดคล้องกับค่าครองชีพและลักษณะงานที่ปฏิบัติ
  
• กำหนดอัตราตามพื้นที่ปลายทาง: ค่าครองชีพในแต่ละพื้นที่ไม่เท่ากัน ควรแยกอัตราเบี้ยเลี้ยงตามพื้นที่ เช่น กรุงเทพฯ ต่างจังหวัด เมืองท่องเที่ยว และต่างประเทศ
  
• กำหนดขั้นตอนการขออนุมัติและเบิกจ่าย: ระบุว่าพนักงานต้องขออนุมัติจากใคร ใช้แบบฟอร์มอะไร ต้องแนบเอกสารอะไรบ้าง และต้องเบิกภายในกี่วันหลังเดินทางกลับ
  
• กำหนดวิธีการจ่ายเงิน: ระบุว่าจ่ายเป็นเงินสดล่วงหน้า โอนเข้าบัญชี หรือให้พนักงานสำรองจ่ายก่อนแล้วเบิกภายหลัง

     การมีนโยบายเบี้ยเลี้ยงพนักงานแบบเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร เพราะนอกจากจะช่วยสร้างความเป็นธรรมให้กับพนักงานแล้ว ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการบันทึกบัญชีและประเด็นทางภาษีอีกด้วย

ที่มา: 

https://flowaccount.com/blog/per-diem-allowance/,

https://www.rd.go.th/3588.html

อัตราค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการตามระเบียบกระทรวงการคลัง: 

http://www2.nakhonphanom.go.th/files/com_news_rule/2019-06_f786d62f108515e.pdf

-----------------------------------------------------------------------------------------

สอบถามเพิ่มเติม: