เอกสารทางบัญชีมีอะไรบ้าง และต้องเก็บไว้กี่ปีถึงทำลายทิ้งได้

เอกสารทางบัญชีคืออะไร?

     เอกสารทางบัญชี คือ หลักฐานที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการ มักเรียกอีกอย่างว่า “เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี” โดยเอกสารเหล่านี้จะแสดงรายละเอียดของธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินค้า การขายสินค้า การรับเงิน หรือการจ่ายเงิน ซึ่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กำหนดให้นิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีและเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (ตาม พ.ร.บ.การบัญชี 2543)

     เอกสารบัญชีมีความสำคัญเพราะเป็นทั้งหลักฐานยืนยันรายการการค้า เครื่องมือในการตรวจสอบบัญชี และหลักฐานประกอบการยื่นภาษี หากไม่มีเอกสารประกอบที่ครบถ้วน กิจการอาจเสียสิทธิในการหักค่าใช้จ่ายหรือเครดิตภาษีซื้อได้

เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี มีอะไรบ้าง?

     เอกสารที่กิจการต้องจัดเตรียมสำหรับการทำบัญชีแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มหลัก ดังนี้ 

1. เอกสารด้านรายได้ (เอกสารขาย)

     เอกสารกลุ่มนี้เป็นหลักฐานว่ากิจการมีรายได้เกิดขึ้น ได้แก่

• ใบกำกับภาษีขาย
  
• ใบเสร็จรับเงิน
  
• ใบแจ้งหนี้
  
• ใบวางบิล
  

     กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ตัวอย่างเช่น กิจการที่มียอดขาย 500,000 บาทต่อเดือน อาจมีใบกำกับภาษีขายเดือนละ 50-100 ฉบับ ซึ่งต้องเก็บทุกฉบับ สำหรับกิจการที่ขายสินค้าออนไลน์ ควรพิมพ์หรือบันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อจากแพลตฟอร์มไว้ด้วย เพราะหากแพลตฟอร์มปิดระบบหรือลบข้อมูล จะไม่สามารถย้อนกลับไปดูได้

2. เอกสารด้านค่าใช้จ่าย (เอกสารซื้อ)

     เอกสารกลุ่มนี้เป็นหลักฐานการใช้จ่ายของกิจการ ได้แก่

• ใบกำกับภาษีซื้อ
  
• ใบเสร็จค่าสินค้าและบริการ
  
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
  
• ใบสำคัญจ่าย

3. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)

     รายการเดินบัญชีธนาคารเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงการรับเงินและจ่ายเงินของกิจการ ช่วยให้นักบัญชีกระทบยอดได้ถูกต้อง หากกิจการมีบัญชีธนาคารหลายบัญชี ต้องเตรียมรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบ ปัจจุบันสามารถดาวน์โหลด Statement ออนไลน์จากแอปธนาคารได้โดยไม่ต้องไปขอที่สาขา

4. เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม

     กิจการที่มีพนักงานจะต้องจัดเก็บเอกสารต่อไปนี้

• สลิปเงินเดือน
• แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1)
• หลักฐานนำส่งเงินสมทบประกันสังคม

     เอกสารเหล่านี้ใช้เป็นหลักฐานว่ากิจการนำส่งภาษีและประกันสังคมถูกต้องครบถ้วน นอกจากนี้ เมื่อสิ้นปีกิจการต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้พนักงานทุกคน เพื่อใช้ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา กิจการควรเก็บสำเนาเอกสารเหล่านี้ไว้ด้วย

5. เอกสารภาษี

     เอกสารภาษีที่ต้องจัดเก็บประกอบด้วย

• แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30)
  
• แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50 และ ภ.ง.ด.51)
  
• รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย
  
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่กิจการออกให้ผู้รับเงิน
  

     เอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ข้อควรระวังคือ แบบแสดงรายการภาษีที่ยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Filing) ควรบันทึกหลักฐานการยื่นไว้ด้วย เช่น หน้าจอยืนยัน หมายเลขอ้างอิง และใบเสร็จรับเงินค่าภาษีจากกรมสรรพากร

เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้กี่ปี?

     ตามหลักแล้วเราจะต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่บางหน่วยงานก็มีอำนาจสั่งขยายระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารได้ ทำให้เราต้องจัดเก็บเอกสารนานขึ้น โดยมีกฎหมายที่เกี่ยวข้องอยู่ 3 ตัวด้วยกัน ดังนี้

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

     มาตรา 14 ได้กำหนดให้ผู้ประกอบการต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี แต่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี

2. ประมวลรัษฎากร

     มาตรา 87/3 ที่กำหนดเอกสาร 5 ประเภท ได้แก่

• ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ
• สำเนาใบกำกับภาษีขาย
• รายงานภาษีซื้อ
• รายงานภาษีขาย
• รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

     โดยต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี แต่อธิบดีกรมสรรพากรสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี

3. ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

     มาตรา 193/30-31 จะถูกนำมาใช้เมื่อกฎหมายใดๆ ให้สิทธิเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเรียกตรวจเอกสารแต่ไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ จะให้มีอายุความสูงถึง 10 ปี เท่ากับว่าผู้ประกอบการมีสิทธิโดนเรียกตรวจเอกสารย้อนหลังได้สูงสุดถึง 10 ปี

     สรุปแล้ว ทั้งกฎหมายบัญชีและภาษีต่างก็พูดตรงกัน คือ ให้ผู้ประกอบการจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเอาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่สามารถขยายระยะเวลาเป็น 7 ปีได้ และถ้ากฎหมายใดไม่ได้มีการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหรืออายุความการประเมินภาษีไว้ ก็ยังมีประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่กำหนดอายุความสูงถึง 10 ปี ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีแบบระมัดระวังที่สุดจึงควรจัดเก็บไว้ที่ 10 ปีนั่นเอง

หากครบกำหนดเวลาแล้ว ต้องทำลายเอกสารแบบไหนถึงจะถูกต้องและปลอดภัยที่สุด

     เมื่อเก็บเอกสารครบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดแล้ว กิจการสามารถทำลายเอกสารได้ แต่ควรดำเนินการอย่างเป็นระบบ เพราะหากทำลายเอกสารโดยไม่มีหลักฐาน อาจเกิดปัญหาภายหลังหากถูกเรียกตรวจสอบได้

• ตรวจสอบว่าเอกสารครบกำหนดจริง โดยนับจากวันปิดบัญชีหรือวันยื่นแบบภาษี (ไม่ใช่วันที่ในเอกสาร)
  
• จัดทำบันทึกรายการเอกสารที่จะทำลาย ระบุประเภท ช่วงเวลา และจำนวน
  
• ขออนุมัติจากผู้มีอำนาจของกิจการ
  
• ทำลายด้วยวิธีที่เหมาะสม เช่น ย่อยเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  
• จัดทำรายงานการทำลายเอกสารเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ข้อควรระวัง!

     หากกิจการอยู่ระหว่างการถูกตรวจสอบภาษี หรือมีข้อพิพาททางกฎหมาย ต้องห้ามทำลายเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยเด็ดขาด จนกว่ากระบวนการตรวจสอบจะแล้วเสร็จ ทั้งนี้ ควรเก็บรายงานการทำลายเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี เพราะรายงานนี้จะเป็นหลักฐานยืนยันได้ว่ากิจการทำลายเอกสารตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

     กรณีที่มีเอกสารจำนวนมาก เช่น กล่องเอกสาร 20-30 กล่อง อาจพิจารณาใช้บริการบริษัทรับทำลายเอกสารที่มีใบรับรองการทำลายอย่างถูกต้องได้

ที่มา: https://www.peakaccount.com/blog/accounting/business-document/how-many-years-keep-accounting-documents

------------------------

ติดต่อสอบถาม: