5 Checklist เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ทำธุรกิจต้องรู้! 5 Checklist เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

     หลายกิจการอาจสงสัยว่าเมื่อเราจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว จะต้องเตรียมเอกสารอะไรส่งให้สำนักงานบัญชีในทุกเดือนบ้าง หากไม่อยากเสียเวลาเตรียมเอกสารหลายรอบ และอยากทำงานร่วมกับนักบัญชีให้ง่ายขึ้น เรามาทำความรู้จักวิธีการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีแบบครบถ้วนในบทความนี้กัน

1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)

      เอกสารตัวแรกที่จำเป็นสำหรับการบันทึกบัญชี เพราะช่วยให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบได้ว่ากิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง หากกิจการมีบัญชีธนาคารมากกว่า 1 บัญชี กิจการควรเตรียมรายการเดินบัญชีของทุกบัญชีให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน

      โดยปัจจุบัน กิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาไปขอเอกสารจากธนาคาร ช่วยเพิ่มความสะดวกได้มาก

2. เอกสารขาย

      เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

• ใบแจ้งหนี้ 
  
• ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)  
  
• ใบเสร็จรับเงิน
  
• หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ได้รับจากลูกค้า
  
• ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้ (ถ้ามี)

      เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา

3. เอกสารซื้อ

      ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารส่งให้สำนักงานบัญชี ดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
  
• ใบรับสินค้า
  
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
  

      เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือนได้อย่างถูกต้อง

4. เอกสารค่าใช้จ่าย

      สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลัก ๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
  
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
  
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่กิจการออกให้ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ (ถ้ามี)
  

      กิจการจะต้องเตรียมเอกสารข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกเดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ และเคลมภาษีได้ไม่ครบ ดังนั้นกิจการจึงควรให้ความสำคัญกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

5. เอกสารเงินเดือน

      ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป กิจการควรจะส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือน ดังนี้

• รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน
  
• สลิปเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน เพื่อแสดงรายละเอียดเงินได้และรายการหักต่าง ๆ
  

      เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่าง ๆ ในระบบอย่างครบถ้วน 

      เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

• สัญญาเงินกู้
  
• สัญญาเช่าซื้อ
  
• สัญญาก่อสร้าง
  

      สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน

      สุดท้ายนี้ แม้ว่าการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนจะมีรายละเอียดค่อนข้างมาก แต่การจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น จะช่วยให้นักบัญชีสามารถบันทึกบัญชีและจัดทำภาษีได้อย่างถูกต้อง และยังช่วยให้กิจการมีข้อมูลทางบัญชีที่ครบถ้วนสำหรับใช้ดูภาพรวมธุรกิจของตัวเองและวางแผนการดำเนินงานในอนาคตได้

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/accounting-documents-checklist/

------------------------

ติดต่อสอบถาม: