Payroll คืออะไร แตกต่างจาก Salary อย่างไร?

Payroll คืออะไร แตกต่างจาก Salary อย่างไร?

Payroll คืออะไร?

      Payroll  คือ ระบบเงินเดือนหรือกระบวนการคำนวณและจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานทุกรูปแบบ ทั้งเงินเดือนประจำ ค่าจ้างรายวัน ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน และโบนัส โดยระบบ Payroll (Payroll System) จะครอบคลุมถึงการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย การหักเงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การจัดทำสลิปเงินเดือน ตลอดจนการนำส่งเงินภาษีและเงินสมทบให้กับกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม

     ดังนั้น Payroll จึงไม่ใช่แค่ "การโอนเงินเดือน" แต่คือระบบการทำเงินเดือนทั้งกระบวนการ ที่ต้องคำนวณรายการบวกเพิ่มและหักออกของพนักงานแต่ละคนให้ถูกต้องตามข้อตกลงและกฎหมาย ในทุกรอบการจ่ายเงินนั่นเอง

ส่วนประกอบของระบบ Payroll มีอะไรบ้าง?

      ไม่ว่าจะทำ Payroll ด้วย Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูป ระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานที่ดีจะต้องมีข้อมูล 3 ส่วนหลัก ดังนี้

1. ข้อมูลเวลาทำงานของพนักงาน

      เวลาเริ่มงาน เลิกงาน วันลา ขาด มาสาย และชั่วโมงล่วงเวลา ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีเกณฑ์แตกต่างกัน ตั้งแต่การเซ็นชื่อ ตอกบัตร สแกนนิ้ว ไปจนถึงใช้แอปพลิเคชัน ข้อมูลส่วนนี้จะเป็นฐานของวิธีการคิดโอที, ค่าจ้างรายวัน และการหักเงินกรณีขาด/สาย

2. ข้อมูลรายได้และรายการหักของพนักงาน

      หัวใจของการคำนวณ Payroll คือการรวบรวมตัวเลข 2 ฝั่งของพนักงานแต่ละคนให้ครบ ได้แก่ ฝั่งรายได้ที่ต้องบวกเพิ่ม และฝั่งรายการที่ต้องหักออก ก่อนสรุปเป็นยอดเงินสุทธิ ซึ่งพนักงานแต่ละคนจะมีรายการไม่เท่ากันและสามารถเปลี่ยนได้ทุกเดือน ซึ่งรายการที่พบบ่อยมีดังนี้

  รายได้ (รายการบวกเพิ่ม)

  ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ และสวัสดิการอื่น ๆ ที่จ่ายเป็นเงิน

  รายการหัก

  ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
  เงินสมทบประกันสังคม
  กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
  เงินกู้ยืมหรือสวัสดิการที่ต้องผ่อนชำระ
  หักกรณีขาดงาน ลาเกินสิทธิ หรือมาสาย ตามนโยบายบริษัท

3. การจ่ายเงินและจัดทำเอกสาร

      เมื่อได้ยอดเงินสุทธิของแต่ละคนแล้ว ระบบต้องสรุปรายการจ่าย โอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน (ทำเองหรือผ่านบริการธนาคาร) ออกสลิปเงินเดือน (Payroll Slip) และเก็บข้อมูลไว้จัดทำเอกสารภาษีและประกันสังคมเพื่อนำส่งหน่วยงานรัฐต่อไป

การทำ Payroll มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

1. รวบรวมข้อมูลพนักงาน — เงินเดือนประจำ ชั่วโมง OT โบนัส รายได้เสริม และข้อมูลเวลาทำงาน
   
2. คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย — ตามฐานเงินได้ของพนักงานแต่ละคน
   
3. คำนวณเงินสมทบประกันสังคม — และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
   
4. สรุปยอดเงินสุทธิ — รายได้รวมหักด้วยรายการหักทั้งหมดของแต่ละคน
   
5. จ่ายเงินเดือน — โอนเข้าบัญชีพนักงานตามรอบที่กำหนด
   
6. ออกสลิปเงินเดือน — ให้พนักงานตรวจสอบรายการบวก-หักของตัวเอง
   
7. จัดทำและนำส่ง ภ.ง.ด.1 + ประกันสังคม — ยื่นหน่วยงานรัฐเป็นประจำทุกเดือน และสรุปประจำปี (ภ.ง.ด.1ก)
   
8. เก็บข้อมูลเงินเดือนอย่างเป็นระบบ — สำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง
   
9. ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) — ให้พนักงานใช้ยื่นภาษีประจำปี

ข้อดีของการใช้ระบบ Payroll มีอะไรบ้าง ? 

      เมื่อเทียบกับการคำนวณเงินเดือนเองด้วย Excel หรือกระดาษ การใช้ระบบ Payroll หรือโปรแกรมเงินเดือนจะช่วยเปลี่ยนงานสิ้นเดือนที่ต้องนั่งไล่ตัวเลขทีละคน ให้กลายเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ตรวจสอบได้ ยิ่งธุรกิจมีพนักงานหลายคนหรือมีรายการจ่ายที่เปลี่ยนทุกเดือน ประโยชน์ที่ได้ก็ยิ่งชัดเจน โดยข้อดีหลัก ๆ ของระบบ Payroll มีดังนี้

• ลดความผิดพลาด: คำนวณภาษีและประกันสังคมให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพึ่งสูตร Excel ที่เสี่ยงพังเมื่อพนักงานเพิ่มขึ้น
  
• ประหยัดเวลา: จากที่ต้องคำนวณทีละคนหลายชั่วโมงทุกสิ้นเดือน ก็เหลือหลักนาที
  
• ข้อมูลครบ ดูย้อนหลังได้: ประวัติเงินเดือน สลิป และเอกสารภาษีเก็บอยู่ที่เดียว พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
  
• รองรับการเติบโต: พนักงาน 3 คน หรือ 50 คน ก็ใช้กระบวนการเดียวกัน ไม่ต้องรื้อระบบใหม่
  
• เพิ่มความโปร่งใส:  พนักงานตรวจสอบรายการบวก-หักของตัวเองได้จากสลิปเงินเดือนออนไลน์

Payroll สำคัญกับธุรกิจอย่างไร?

      หลายธุรกิจโดยเฉพาะธุรกิจ SME มักมองว่า Payroll เป็นแค่งานจ่ายเงินเดือนให้เสร็จ ๆ ไปในแต่ละเดือน แต่ความจริงแล้วระบบการทำเงินเดือน คืองานหลังบ้านที่เชื่อมทั้งเรื่องกฎหมายและต้นทุนของธุรกิจเข้าไว้ด้วยกัน เพราะหากทำผิดหรือทำช้าเพียงเดือนเดียว ผลกระทบที่ตามมาอาจมีทั้งเบี้ยปรับจากหน่วยงานรัฐและความเชื่อมั่นของทีมงาน ความสำคัญของ Payroll ต่อธุรกิจจึงแบ่งได้เป็น 3 ด้านหลัก ดังนี้

1. ด้านกฎหมาย: การหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งประกันสังคมเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้าง ระบบ Payroll ที่ถูกต้องช่วยลดความเสี่ยงเบี้ยปรับจากการยื่นผิดหรือยื่นช้า
   
2. ด้านพนักงาน:  เงินเดือนออกตรงเวลา ยอดถูกต้อง มีสลิปเงินเดือนให้ตรวจสอบและใช้เป็นหลักฐานยื่นกู้สินเชื่อ สร้างความเชื่อมั่นและลดปัญหาภายในองค์กร
   
3. ด้านการบริหาร: ข้อมูลค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรที่เป็นระบบ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นต้นทุนแรงงานจริง วางแผนงบประมาณและการจ้างงานได้แม่นยำ

Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร?

      คำถามที่พบบ่อยที่สุดคือ Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร เพราะทั้งสองคำล้วนเกี่ยวข้องกับเงินเดือนเหมือนกัน เราได้เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างทั้งสองคำลงในรูปแบบตารางด้านล่างนี้แล้ว

      สรุปให้เข้าใจง่าย ๆ  Salary หมายถึง "ตัวเลขเงินเดือน" ที่ตกลงกันตามสัญญาจ้าง ส่วน Payroll หมายถึง "ระบบการทำเงินเดือน" ทั้งกระบวนการที่บริษัทต้องจัดการเงินก้อนนั้นให้เรียบร้อยก่อนถึงมือพนักงานนั่นเอง

ที่มา: https://flowaccount.com/blog/payroll-vs-salary/

---------------------

ติดต่อสอบถาม