เอกสารบัญชีโดน "น้ำท่วม" ต้องดำเนินการยังไงบ้าง?

เอกสารบัญชีโดน "น้ำท่วม" ต้องดำเนินการยังไงบ้าง?

      หากพบว่าเอกสารทางบัญชีของกิจการมีความเสียหาย หรือสูญหายจากเหตุภัยพิบัติ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 15 ระบุไว้ว่า ‘ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนด ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น’ โดยปัจจุบันการยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหายหรือเสียหาย (ส.บช.2) ต้องยื่นผ่านระบบงานการอนุญาต (e-Permit) โดยใช้ User และ Password ตัวเดียวกับระบบการนำส่งงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing)

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำร้อง กรณีเอกสารทางบัญชีสูญหายและเสียหาย

      ก่อนดำเนินการแจ้งต่อหน่วยงานราชการ ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรวบรวมพยานหลักฐานเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงว่าเอกสารไม่ได้สูญหายจากการละเลย แต่เกิดจากเหตุสุดวิสัย โดยมีขั้นตอนการเตรียมการที่สำคัญ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : สำรวจความเสียหายและบันทึกภาพถ่าย

      เมื่อสามารถเข้าสู่พื้นที่ได้ สิ่งแรกที่ควรดำเนินการคือการสำรวจและถ่ายภาพสภาพความเสียหายของสำนักงาน ตู้เก็บเอกสาร และสภาพของเอกสารที่เปียกชื้นหรือถูกทำลาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบคำขอ โดยภาพถ่ายควรแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งของกิจการ รวมถึงระบุตำแหน่งพิกัด (ถ้ามี) เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2 : การลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจ

      ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งความหรือลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจในท้องที่เกิดเหตุ โดยในใบแจ้งความต้องระบุรายละเอียดที่ชัดเจนว่ามีบัญชีเล่มใด หรือเอกสารประเภทใดสูญหายบ้าง (อาทิ ใบกำกับภาษีขาย เล่มที่... ถึง..., ปีภาษี...) เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงทางกฎหมายประกอบการยื่นเรื่องต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

ขั้นตอนที่ 3 : แจ้งหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง

      ภายหลังจากรวบรวมหลักฐานครบถ้วนแล้ว ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งต่อ 2 หน่วยงานหลัก ได้แก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เพื่อปฏิบัติตาม พ.ร.บ. การบัญชี และ กรมสรรพากร เพื่อจัดการเรื่องเอกสารสิทธิประโยชน์ทางภาษี โดยมีรายละเอียดดังนี้

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า : ทำการยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหาย (ส.บช.2) ซึ่งทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอำนวยความสะดวกให้ผู้ประกอบการสามารถแจ้งเหตุผ่านระบบออนไลน์ (e-Permit) ได้ที่เว็บไซต์ www.dbd.go.th โดยเลือกหัวข้อ "แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)" และทำการอัปโหลดไฟล์หลักฐานภาพถ่ายและใบแจ้งความเข้าสู่ระบบ ซึ่งถือเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงาน
  
• กรมสรรพากร : สำหรับเอกสารทางภาษี เช่น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หากสูญหายต้องยื่นคำขอรับใบแทนตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ในส่วนของใบกำกับภาษีซื้อหรือขายที่เสียหาย ให้ดำเนินการขอถ่ายสำเนาจากคู่ค้า หรือออกใบแทนให้แก่ลูกค้า โดยประทับตราข้อความว่า "ใบแทน" หรือ "เอกสารออกเป็นชุด" เพื่อให้เอกสารนั้นสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ตามกฎหมาย
  

      การแจ้งหน่วยงานทั้งสองจะต้องดำเนินการ ภายใน 15 วัน นับจากวันที่เอกสารเสียหาย โดยให้นำเอกสารที่เราเตรียมไว้ทั้งหมด (ทั้งใบแจ้งความที่ลงบันทึกประจำวันแล้ว และเอกสารประกอบต่าง ๆ) ไปแจ้งต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร โดยทางหน่วยงานจะมีแบบฟอร์มให้กรอกเกี่ยวกับรายละเอียดเอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย

ตัวอย่าง

บริษัท บัญชี ABC จำกัด ตั้งอยู่ที่จังหวัดสงขลา อำเภอหาดใหญ่

• 20 กันยายน 2567 : เกิดเหตุอุทกภัยเมื่อเวลา 14.00 น. ซึ่งบริษัทไม่สามารถนำสิ่งของหรือเอกสารออกมาจากที่เกิดเหตุได้ทัน 
  
• 30 กันยายน 2567 : ธุรกิจจึงสามารถเข้าไปในสถานที่เกิดเหตุได้ และทราบว่าเอกสารที่ประกอบการลงบัญชีเสียหายทั้งหมด 
  

ดังนั้น วันที่ทราบว่าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเสียหายก็คือ วันที่ 30 กันยายน 2567

• 15 ตุลาคม 2567 : วันสุดท้ายที่ธุรกิจสามารถแจ้งบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย (ส.บช.2) ผ่านระบบงานการอนุญาต (e-Permit)
  

ขั้นตอนที่ 4 : ดำเนินการจัดหาเอกสารทดแทน

      หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดการกับเอกสารที่เสียหายเพื่อให้มีเอกสารครบถ้วน ให้ลองตรวจสอบว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่สามารถกู้คืนได้ หากไม่สามารถกู้คืนได้ หรือเอกสารถูกทำลายไปแล้ว ให้ดำเนินการขอคัดสำเนาเอกสาร เพื่อนำมาทดแทนเอกสารที่ได้รับความเสียหาย

      กรณีสำเนาใบกำกับภาษีขายสูญหาย : หากใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการออกเอกสาร สามารถสั่งพิมพ์สำเนาชุดใหม่จากระบบได้ทันที แต่หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้ประสานงานไปยังลูกค้าผู้รับเอกสาร เพื่อขอคัดสำเนาใบกำกับภาษีฉบับนั้นมาเก็บเป็นหลักฐาน 

      กรณีใบกำกับภาษีซื้อสูญหาย : ให้ตรวจสอบรายชื่อผู้จำหน่ายสินค้าจากรายงานภาษีซื้อเดิม เพื่อติดต่อขอออกใบแทนใบกำกับภาษี สำหรับกรณีที่เป็นสินค้านำเข้าจากต่างประเทศ ให้ท่านนำใบขนสินค้าไปติดต่อที่กรมศุลกากร เพื่อยื่นคำร้องขอคัดสำเนาใบเสร็จรับเงินค่าภาษีอากรแทนการติดต่อผู้ขาย

      การทำตามแนวทางปฏิบัติทั้ง 4 ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาเอกสารทางบัญชีที่ถูกน้ำท่วมเสียหายได้อย่างถูกต้องตามระเบียบ

ที่มา

• คู่มือการบริหารจัดการด้านบัญชีและภาษีในภาวะวิกฤติ - ภัยพิบัติ : https://www.dbd.go.th/data-storage/attachment/1196b366a1010536078e41912c.pdf 
• ระบบการให้บริการงานการอนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Permit) : https://epermit.dbd.go.th/DBD-ePermit/

ติดต่อสอบถาม :

--------------------------------------

บริษัท นคร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

  Nakhon Accounting Support

  โทร 063-9782261

--------------------------------------

บริษัท อุดร แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด

  Udon Accounting Support

  โทร 082-6962896

--------------------------------------

บริษัท บึงกาฬ แอคเค้าน์ติ้ง ซัพพอร์ท จำกัด 

  Bueng Kan Accounting Support

  โทร 094-1067829