Vendor Payment คืออะไร?

Vendor Payment คืออะไร?

Vendor Payment คืออะไร?

      Vendor Payment คือ การชำระเงินให้กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (Vendor) ตามรายการซื้อหรือค่าใช้จ่ายที่กิจการมีค้างจ่าย โดยมักเกิดขึ้นหลังจากกิจการได้รับสินค้า บริการ หรือใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า และถึงกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

ตัวอย่างเช่น 

      บริษัท A ซื้อวัตถุดิบจากบริษัท B มูลค่า 50,000 บาท โดยตกลงชำระเงินภายใน 30 วัน บริษัท A จะต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้อง จากนั้นดำเนินการอนุมัติและจ่ายเงินให้บริษัท B เมื่อครบกำหนด กระบวนการนี้เรียกว่า “Vendor Payment”

ดังนั้น หากอธิบายให้เข้าใจง่าย  ๆ 

Vendor Payment = กระบวนการจ่ายเงินให้คู่ค้าเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจซื้อมา

      การจัดการ Vendor Payment ที่ดีไม่ได้หมายถึงเพียงการโอนเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตรวจสอบเอกสาร การติดตามวันครบกำหนด การบันทึกบัญชี และการเก็บหลักฐานการจ่ายเงินด้วย

      *Vendor คือ ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการแก่ธุรกิจ ซึ่งอาจเป็นผู้ผลิต ผู้จัดจำหน่าย ผู้รับเหมา หรือผู้ให้บริการประเภทต่าง ๆ ที่ธุรกิจมีการซื้อสินค้าและบริการด้วย

ตัวอย่าง Vendor เช่น

• ผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน
  
• บริษัทให้บริการซอฟต์แวร์
  
• บริษัทรับทำการตลาด
  
• ผู้ให้บริการขนส่ง
  
• ผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการภายนอก
  

Vender Payment สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?

      การจัดการ Vendor Payment อย่างเป็นระบบจะช่วยให้ธุรกิจควบคุมการจ่ายเงินและติดตามเจ้าหนี้ได้ดีขึ้น โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้

1. ช่วยควบคุมกระแสเงินสด

      กิจการสามารถวางแผนได้ว่าต้องจ่ายเงินให้คู่ค้ารายใด จำนวนเท่าไร และเมื่อใด ทำให้สามารถเตรียมเงินสดไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่กำลังจะเกิดขึ้นได้

2. ลดปัญหาการจ่ายเงินล่าช้า

      การติดตามวันครบกำหนดชำระ ช่วยลดโอกาสที่กิจการจะลืมจ่ายเงินให้ Vendor ซึ่งอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับคู่ค้า หรือทำให้เสียสิทธิประโยชน์ตามเงื่อนไขการชำระเงิน

3. ลดความผิดพลาดในการจ่ายเงิน

      ก่อนจ่ายเงินควรตรวจสอบชื่อ Vendor เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน และรายละเอียดบัญชีให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาจ่ายเงินผิดคนหรือจ่ายเงินซ้ำ

4. ติดตามยอดเจ้าหนี้ได้ง่ายขึ้น

      เมื่อบันทึกรายการซื้อและการชำระเงินอย่างเป็นระบบ กิจการจะสามารถตรวจสอบได้ว่ายังมียอดค้างชำระกับ Vendor รายใดบ้าง

5. ทำให้ข้อมูลบัญชีเป็นปัจจุบัน

      การบันทึกการชำระเงินหลังจากจ่ายจริงช่วยให้ยอดเจ้าหนี้และยอดเงินฝากธนาคารสอดคล้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนการทำ Vender Payment

      โดยทั่วไปกระบวนการ Vendor Payment สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลัก ๆ ตั้งแต่ได้รับเอกสารจากคู่ค้าไปจนถึงการบันทึกการชำระเงิน ดังนี้

1. รับและตรวจสอบเอกสารจาก Vendor

      เมื่อได้รับสินค้าและบริการ กิจการควรตรวจสอบเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี ว่าข้อมูลถูกต้องและเป็นรายการที่กิจการได้สั่งซื้อจริงหรือไม่

2. ตรวจสอบยอดเงินและเงื่อนไขการชำระ

      ตรวจสอบจำนวนเงิน รายละเอียดสินค้าและบริการ ภาษี รวมถึง Credit Term เช่น ชำระภายใน 30 วัน หรือ 60 วัน เพื่อให้ทราบยอดและวันที่ต้องชำระเงิน

3. บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้

      เมื่อเอกสารถูกต้อง กิจการจะบันทึกรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย และตั้งยอดเจ้าหนี้ตามจำนวนเงินที่ต้องชำระ

4. ใบเตรียมจ่าย

      เมื่อถึงกำหนดชำระ กิจการจะรวบรวมรายการเจ้าหนี้ที่ต้องจ่ายและจัดทำใบเตรียมจ่าย โดยระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อ Vendor เลขที่เอกสาร ยอดเงินที่ต้องชำระ และวันที่ครบกำหนด เพื่อเตรียมเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

5. ตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงิน

      ก่อนจ่ายเงิน ควรมีการจัดทำใบเตรียมจ่ายหรือใบสำคัญจ่ายอีกครั้ง เพื่อเป็นการตรวจสอบและสรุปยอดรายการจ่ายเงิน ทำให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบรายละเอียดและความถูกต้องของยอดเงินที่โอน แล้วจึงกดโอนเงิน   

6. ชำระเงินให้ Vendor

      เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงดำเนินการชำระเงิน เช่น โอนผ่านธนาคาร จ่ายด้วยเช็ค หรือช่องทางอื่นตามที่ตกลงกับ Vendor

7. บันทึกการชำระเงิน

      หลังจากจ่ายเงินแล้ว ต้องบันทึกการชำระเงินเพื่อหักยอดเจ้าหนี้ ทำให้ทราบว่ายอดดังกล่าวได้รับการชำระเรียบร้อยแล้ว

8. ตรวจสอบรายการกับบัญชีธนาคาร

      ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบรายการจ่ายเงินกับ Bank Statement เพื่อให้มั่นใจว่ารายการในบัญชีตรงกับเงินที่ออกจากธนาคารจริง

Vendor Payment ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

      เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ Vendor Payment อาจแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจและกระบวนการจัดซื้อ แต่โดยทั่วไปมักมีเอกสาร ดังนี้

• ใบเสนอราคา
  
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
  
• ใบรับสินค้า/ใบรับบริการ
  
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
  
• ใบกำกับภาษี
  
• ใบสำคัญจ่ายหรือใบจ่ายชำระเงิน
  
• หลักฐานการโอนเงิน
  
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่มีการหัก ณ ที่จ่าย
  

      การจัดเก็บเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระบบช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายเมื่อต้องตรวจสอบรายการบัญชี

Vendor Payment ต้องบันทึกบัญชีอย่างไร?

      หากกิจการซื้อสินค้าและบริการเป็นเงินเชื่อ เมื่อเกิดรายการซื้อ จะเกิดเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) ขึ้นมา จากนั้นเมื่อถึงกำหนดและมีการจ่ายเงิน จึงทำการตัดยอดเจ้าหนี้ออก

ตัวอย่างเช่น 

      กิจการซื้อบริการมูลค่า 10,000 บาท และมี VAT 7% รวมเป็นเงิน 10,700 บาท โดยยังไม่ได้ชำระเงินทันที

เมื่อบันทึกรายการซื้อ สามารถบันทึกได้ ดังนี้

• เดบิต ค่าใช้จ่าย 10,000 บาท
  
• เดบิต ภาษีซื้อ/ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด 700 บาท
  
• เครดิต เจ้าหนี้การค้า 10,700 บาท
  

เมื่อชำระเงินให้ Vendor

• เดบิต เจ้าหนี้การค้า 10,700 บาท
  
• เครดิต เงินฝากธนาคาร 10,700 บาท
  

      ทั้งนี้ การบันทึกบัญชีจริงควรพิจารณาตามลักษณะของธุรกรรมและเอกสารประกอบ รวมถึงหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้องด้วย

Vendor Payment มีวิธีการชำระเงินแบบไหนบ้าง?

      กิจการสามารถชำระเงินให้ Vendor ได้หลายวิธี โดยวิธีที่เลือกใช้นั้น ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับคู่ค้าและกระบวนการภายในบริษัท ได้แก่

1. โอนเงินผ่านธนาคาร

      เป็นวิธีที่กิจการนิยมใช้ เพราะสามารถตรวจสอบรายการย้อนหลังจาก Bank Statement และเก็บหลักฐานการโอนได้

2. เช็ค

      เหมาะกับกิจการที่มีขั้นตอนอนุมัติการจ่ายเงินผ่านเช็ค โดยต้องมีการควบคุมและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

3. เงินสด

      สามารถใช้กับค่าใช้จ่ายหรือการซื้อสินค้าบางประเภท แต่ควรมีเอกสารและหลักฐานประกอบการจ่ายเงินอย่างครบถ้วน

4. ระบบชำระเงินออนไลน์

      ธุรกิจบางประเภทสามารถใช้ระบบ Payment หรือช่องทางออนไลน์เพื่อชำระเงินให้คู่ค้า ซึ่งช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความสะดวกในการทำรายการ

วิธีจัดการ Vendor Payment ให้มีประสิทธิภาพ

      กิจการสามารถปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินให้ Vendor ได้ ดังนี้

1. กำหนดรอบการจ่ายเงิน

      กำหนดวันที่หรือรอบการจ่ายที่ชัดเจน เพื่อให้ทีมบัญชีสามารถวางแผนและรวบรวมรายการที่ต้องจ่ายได้

2. ตรวจสอบเอกสารก่อนจ่าย

      ตรวจสอบ Invoice, PO และเอกสารรับสินค้าให้ตรงกันก่อนอนุมัติการจ่าย

3. แยกผู้ทำรายการและผู้อนุมัติ

      ช่วยเพิ่มความถูกต้องและลดความเสี่ยงจากการจ่ายเงินผิดพลาด

4.ติดตามวันครบกำหนดชำระ

      จัดทำรายการเจ้าหนี้ที่กำลังจะครบกำหนด เพื่อให้สามารถเตรียมเงินและดำเนินการได้ตรงเวลา

5. จัดเก็บหลักฐานการจ่ายเงิน

      เก็บใบจ่ายชำระเงินและหลักฐานการโอนเงินไว้ในระบบเดียวกัน เพื่อให้ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

6. ใช้ระบบบัญชีช่วยจัดการ

      หากมีรายการซื้อและ Vendor จำนวนมาก การใช้ระบบบัญชีช่วยเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกค่าใช้จ่าย การตั้งเจ้าหนี้ ไปจนถึงการชำระเงิน จะช่วยลดการทำงานซ้ำและทำให้ติดตามสถานะได้ง่ายขึ้น

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/vendor-payment-process/

----------------------

ติดต่อสอบถาม: